會議：耗用大量時間，產出有限#

主管時間中有 25% 至 50% 花在各種會議上—— 包括一對一、走廊間的短會、進出辦公室時的對話，以及正式的會議室會議。

殘酷的事實是：

• 超過 50% 的會議時間被浪費
• 會議消耗大量時間，但產出長期價值極為有限
• 然而，會議仍是關鍵的管理工具，必須被有效運用

計算會議成本：一場 500 美元的決策#

對於每一場會議，把它當成一筆商業投資來看。

具體計算：

• 與會者每小時平均薪資的總和，就是這場會議的成本
• 例如：10 個人、每小時 50 美元 → 一小時的會議要花公司 500 美元

換個角度想：

• 如果有人來找你批准一筆 500 美元的支出
• 你會想知道公司能從中得到什麼
• 你會花時間思考、可能會要更多細節後才同意

每一場會議，都應該用同樣標準對待。

避免不必要的會議#

開會前先問：

• 這場會議真的需要開嗎？
• 若不需要，就不要開
• 我自己真的需要出席嗎？——若不需要就別去
• 我若是組織者，誰是這場會議真正必要的人？——只邀必要的人

不要為了讓某些人「覺得自己重要」、或「覺得有被尊重」而把他們也拉進來。每多一個人，會議成本就同步上升。

準備議程#

每一場會議都要有議程，並嚴格依書面議程進行：

• 把議程項目依重要性排序
• 從最重要的開始討論——避免時間不夠時，最關鍵的反而沒談到
• 主席的職責：保持討論在軌道上，每一項取得結論再進入下一項

準時開始、準時結束#

• 設定明確的開始與結束時間並嚴守它
• 對於慣性遲到者，可以考慮在開始時間後鎖門
• 或者直接開始會議，假設遲到者不會來
• 一旦會議開始，確保不被任何事打斷

領導者最大的盲點：佔據發言#

馬歇爾・葛史密斯（Marshall Goldsmith）在《What Got You Here Won’t Get You There》中指出：

領導者最大的缺陷之一，是主導下屬參與的會議。 因為你是老闆，你說話時所有人都聽—— 久而久之，大家學會不出聲、不打斷，任由你想講多久就講多久、想講什麼就講什麼。

多問問題，少說話#

崔西建議學那位智慧的老貓頭鷹——有兩隻耳朵、一張嘴，就照這個比例使用：

• 多問問題，少說話
• 多聆聽，少表達意見
• 把會議當作從每一位與會者身上汲取最佳思考的場合
• 你一個人講話的話，這完全不可能達成

站著開會：最有效的會議形式#

最棒、最有效率的會議形式是站立會議（stand-up meetings）。

具體做法：

• 在你辦公室或會議室都行
• 但沒有人坐下
• 該討論的快速、簡潔地處理完
• 大家就能立刻回去工作

如何召集這種會議？崔西提供一句萬用開場白：

「為了節省時間——我知道大家都很忙——讓我們開個站立會議。 這樣可以把該談的都談完，大家更快回到工作上。」

由於每個人都很忙，部屬反而會非常感激這種形式。

杜拉克的最終警告#

「主管時間若有超過 25% 花在會議上，就是組織失調的徵兆。」 ——彼得・杜拉克（Peter Drucker）

把會議當作精準工具，而不是默認狀態，你會立刻為自己與整個團隊釋放出可觀的生產力。