批次處理：把相似的事一次做完#

批次處理（batching）的意思很簡單：把相似的事情放在同一個時段做完。

崔西指出，幾乎所有工作都存在學習曲線（learning curve）。當你連續處理一系列相似或完全相同的任務時，到第五件時，每件所需的時間可以減少多達 80%。

適合批次處理的工作類型#

最容易應用的場景包括：

• 書信與信件回覆：把所有信件累積起來，集中時間處理
• 電子郵件：一次回完，而不是每隔幾分鐘看一次
• 電話回撥：把所有未回的電話集中在同一個時段一口氣打完
• 面試：如果要面試多人，連續安排，一個接一個

不要做一點、放一下，又做一點、又放一下。 同類事務集中處理，節省的不只是時間，還有你每次「切換脈絡」所耗損的注意力。

把 Email 從主人變回僕人#

電子郵件的處理方式，將大幅影響你的職涯。

有些人是郵件的奴隸：每收到新信，提示音一響，他們不論手上在做什麼，都立刻轉去看信箱。 這實際上就是「任務切換」，會立刻摧毀手上重要任務的動能、清晰度與產出。

提姆・費里斯（Tim Ferriss）的演化#

崔西引用《一週工作 4 小時》（The 4-Hour Workweek）中費里斯（Tim Ferris，原書如此拼寫）的故事：

• 起初，他每天 12 至 14 小時被信箱奴役
• 第一步：減為一天兩次收信（早上 11 點與下午 4 點）
• 接著減為一天一次
• 最後減為一週一次
• 即使一週才回一次信，他的效率、效能、生產力與收入反而持續上升

茱麗・摩根斯坦（Julie Morgenstern）的建議#

時間管理專家茱麗・摩根斯坦寫過一本書《Never Check E-Mail in the Morning》（早上絕對不要查信）。

對許多人而言，光是這個書名與想法本身就很震撼。

但這正是核心訊息：早上的高黃金時段不該被信件吞噬。

它們真的等得了#

崔西認識的最有生產力的人，多半設置了郵件自動回覆：

「因為行程繁忙，我每天只回信兩次。如果你寄了信件給我，我會盡快回覆。 若是緊急事件，請打這個電話聯絡這位同事。」

一位記者的「Delete All」#

崔西分享一個故事：

• 一位忙碌的記者去歐洲兩週，期間完全無法收信
• 回國後，信箱裡有超過 700 封郵件
• 他知道光是逐一處理，可能要花好幾天
• 於是他深吸一口氣，按下 Delete All

他的態度是：

「我拒絕當任何寄信給我、要求我立刻回覆者的奴隸。 況且，如果這封信真的重要，對方會再寄一次。」

事實證明他是對的：90% 被刪掉的信件再也沒被重寄；少數真正重要的，幾天內就會再次出現。

別讓「尾巴搖狗」#

下定決心，不讓 email 主宰你的人生（不要「尾巴搖狗」）。 自律地把 email 當成一項商業工具來使用。

具體規則：

• 回信簡短切要
• 每天只查兩次，或更少
• 週末關掉郵件，把時間還給家人、朋友與個人活動

好消息是：你幾乎不會錯過任何真正重要的訊息。 商業世界裡，真的有極少事情等不了一兩天。