高效率的領導者一開始就會說明會議的具體目的與要產出什麼貢獻；結束時也會回到開場宣示，把結論連回最初的意圖。
——彼得·杜拉克（Peter Drucker）
50% 的管理時間花在開會，多數人覺得其中 50% 因為缺乏規劃而被浪費掉。
小型會議裡的表達能力，會持續被同事與主管「打分數」——意識上、潛意識上他們都在調升或調降對你的人格、能力、自信心的評價。
杜拉克說：「會議是高階主管的必要工具。」高階主管的定義是「對成果負責的人」——按這個定義，幾乎每個人都是某種意義上的「高階主管」，包括你自己。
小組會議很重要#
崔西曾在一家公司主持策略規劃會議：
- 兩位來自分公司的年輕主管，準備充足、全程積極發言。
- 總部幾位資深主管則明顯抽離、毫不投入。
- 一個月後，兩位年輕人雙雙升任副總；其中一位日後成為十億美元公司的總裁。
- 不久後，那群冷漠的資深主管被宣告「提前退休」。
在會議中說了什麼話、用什麼態度參與，會在你整個職涯持續迴盪。
徹底準備#
會議主持人#
- 規劃議程（agenda），決定要邀誰、預期他們貢獻什麼。
- 把會議當成事業中的重要事件——它就是。
會議參與者#
- 事先弄清楚會議目的，確保自己有可貢獻的內容。
- 沉默 ≠ 謙虛：開會中不發言的人會被預設「沒什麼好說的」。
座位的重要性#
提早到達，慎選座位。
- 主持人：背對牆、面對門口，掌握進出全景。重要會議甚至要指定每個人的座位。
- 參與者：選一個面向門、與主持人成斜角或正對面的位置；不確定就直接問主持人，必要時請求換座位以背靠牆、與關鍵人物有眼神接觸。
準時開始#
- 時間到就開始，假設遲到的不會來了。
- 感謝大家蒞臨、宣布會議目的、說明流程，清楚告知結束時間。
四種商業會議#
崔西把商業會議分為四類：
- Problem Solving（解決問題）：討論問題並達成解方共識。
- Information Sharing（資訊共享）：宣布變動、確保所有人知情。
- New-Product Announcements（新產品發表）：讓相關人員熟悉公司新（將）推出的產品或服務。
- Team Building（團隊建立）：聚合人員彼此分享進度，培養凝聚力（esprit de corps）。
主持會議時#
- 準備好講義、PowerPoint 或 flip chart，事先演練。
- 議程從最重要的議題排起——這樣即使因討論超時，也已涵蓋 80% 價值的 20% 重點（80/20 原則）。
當一個積極的參與者#
開會的前 5 分鐘提問或表態，會讓你在所有人眼中佔據更顯著的位置。
晚於這個時點才開口的人，往往整場被忽略。
自願承擔責任#
- 任何組織裡，20% 的人完成 80% 的工作。
- 主動提問「What is our action plan? What do we do next?」並主動舉手承擔項目。
- 主動承擔越多，你在關鍵人物眼中越重要。
用 PREP 預先準備發言#
當你被預期要在會議中提供具體資訊時，使用 PREP 公式：
- P — Point of view：先說立場。
- R — Reasons：給出理由。
- E — Example：用例子佐證。
- P — Point of view：重申立場收尾。
這會讓你的準備度立刻被聽見。
在會議中說服他人#
說服力的根基：讓他人感覺自己重要。
崔西稱之為「The Six As」——讓人在會議或任何情境下感到被重視的六個 A：
1. Acceptance（接納）#
- 進場時對來者直視、微笑；發言時也是。
- 無條件被接納是人最深的需求之一。
- 對方會在潛意識層次想支持你的提案。
2. Appreciation（感激）#
- 對任何幫助、貢獻、發言說「Thank you」。
- 感激會強化對方再次貢獻的意願。
- 你會被視為更討喜、更值得合作的人。
3. Admiration（讚賞）#
林肯（Abraham Lincoln）：「Everyone likes a compliment.」
- 讚美對方的物品（公事包、皮夾、筆）、外觀、衣著或剛剛的發言。
- 即使只是直視、微笑、點頭，都能讓對方覺得自己被看重。
4. Approval（認同）#
「Babies cry for it and grown men die for it.」
認同要立即且具體：
- 「This is very good work.」
- 「These figures are very impressive. They look great.」
讚美越多越具體，對方就會做出更多更好的貢獻，也越會在後續支持你的觀點。
5. Attention（專注聆聽）#
- 生活就是注意力的研究——你關注什麼，就重視什麼。
- 別人說話時不打斷，直視他、點頭、像他講的內容極為重要那樣聽。
- 被認真聆聽的人會分泌腦內啡（endorphins），心情變好，並把這份正向感受連結到你身上。
6. Agreement（同意）#
即使你不同意對方，也仍可保持「同意的氣氛」。
- 不要直接挑戰：「I disagree.」
- 改用：「That is an interesting point. I had not thought of that before. It clashes a bit with my own idea, but I would like to understand it better.」
Third-Party Disagreement（第三方異議）#
- 把不同意「轉嫁」給一位不在場的第三人。
- 例：「這個觀點很有意思。如果有人這樣質疑你的論點……你會怎麼回答？」
- 這讓對方為自己的觀點辯護，而不必對你產生防衛心。
避免批評與負面情緒#
Praise in public, appraise in private.
主持人擁有極大的影響力——你說的每件事都會被放大。
- 別人發言時：點頭、微笑、給予支持。
- 哪怕是一個皺眉、揚眉、不悅的表情，所有人都看在眼裡，會讓發言者覺得自己被貶低。
- 不滿意某人的發言或行為時，把事情「離線」處理——私下另約時間談。
移除溝通障礙#
當你和關鍵人物隔著桌子相對而坐時，家具本身就是物理與心理屏障——潛意識暗示「你們是對立的兩方」。
- 主動提議「我能不能坐到你旁邊／斜對面？」
- 拉近的座位會讓對話更溫暖、更友善。
- 崔西說多年來他從未被拒絕——對方往往從沒想過、反而會樂於接受。
小結#
各行各業專業人士的標誌，都是準備。
- 為任何會議——哪怕只與一人——徹底準備，你的影響力與成果都會放大。
- 力量永遠站在準備最徹底的人那一邊。
你的目標是在每場對話中被視為重要玩家，並把人引導到你的觀點。秘訣只有兩條：徹底準備、讓他人感覺自己重要。