想想你被那些太長、太繞、太沒用的會議偷走了多少時間——永遠拿不回來。

你能透過塞更多智慧、更少廢話到更短的會議裡——徹底改變團隊文化與表現。

你會被視為重視別人時間、有重要話要說的人——脫穎而出。

為什麼會議這麼爛#

• 3/4 的人沒受過「如何開好會」的訓練——難怪那麼多動腦會像災難
• 90% 的人承認會中發呆，72% 的人在會中做別的工作（HBR Design Thinking）

賽前準備#

一場好會議通常在開始前就決定了。

• 真的需要開會嗎？需要隱私或殘酷誠實的對話 → 一對一比較好
• 召集人要負責 email 出明確：
  • 目標（一句話直陳）
  • 議程（最多 3 條）
• 最好前一晚寄出，給時間思考

Jeff Bezos 把這推到極致：他不信任會中 PowerPoint（容易混淆而非澄清），改寫六頁敘事性 memo——「會議開始時大家靜默閱讀，像 study hall」。

六句精煉的話就夠！

會中流程#

1. 設定時間限制#

做對了，20 分鐘通常夠。多數人像機器人——預設 30 分鐘，無論做什麼。

Slack 的做法：25 分鐘或 50 分鐘——讓背靠背的會議不會遲到，甚至有時間喝咖啡。

也可試微會議（5–10 分鐘）。沒有任何理論支持「會議要更久」。

2. 開場：用標題#

念出你 email 出的一句話目標——這場會議要解決或辯論什麼。

3. 第二句：「Why it matters」#

對這群人、這個時刻為什麼重要？讓他們知道為什麼坐在這裡。

4. 明確說出需要做哪些決定#

最後會回頭驗收。

5. 引導討論#

把焦點與效率設為基調——當作健康的同儕壓力。

有人離題？笑著打斷：「Off-topic！」加個揮手——幽默化解尷尬。

6. 包容#

最安靜的人往往有最聰明的話。鼓勵他們發言——他們至少會感謝你給機會。

7. 剩 2 分鐘：收尾#

• 摘要重點
• 明確指出下一步
• 告訴大家會在下班前 email 紀錄

賽後#

趁記憶新鮮，寄一封條列式的 follow-up email。

這往往會引出會後想到的補充點——也許省下另一場會議。

做錯 vs. 做對#

❌ 做錯#

• 閒聊到開會時間還沒進入正題——這是在告訴一群忙人「這場會議其實沒那麼重要」
• 太多人、太多主題、太長時間——同事不會直接抱怨，但會記得

✅ 做對#

準時開始的文化：

2001 年小布希（George W. Bush）入主白宮的第一週，當時權力極大的 Karl Rove 開會遲到——總統指示助理把橢圓辦公室的門鎖上。Rove 從此再也沒遲到過。

• 準時開始就感謝大家準時到場——你已經把自己定位成這場會的「理性之聲」
• 指派責任：誰負責什麼？什麼時候交？講清楚