讓文件對讀者友善#

除了文件結構之外，還有幾個元素能讓你的文件更容易閱讀。

使用人稱代名詞#

文件應該聽起來像是一個人寫給另一個人的，而不是電腦生成的。美國憲法的第一個字就是人稱代名詞——“We”。如果人稱代名詞對憲法來說夠好，那在你的商業文件中使用也完全合適。

你的文件中應該有遠多於 “I” 的 “you”——大約二比一的比例。如果你發現很多句子以 “I” 開頭，代表文件太以自己為中心了。記住：一切以對方為重。

寫短句子#

目標：每句不超過 17 個字。 超過這個長度，大腦處理資訊的難度就會增加，讀者很可能需要讀兩遍才能理解。

善用項目符號列表來拆解複雜訊息。一個引導句加上項目符號在技術上是一個句子，但標點和間距會為大腦隔離各個想法，達到與短句同樣的效果。

平行結構（Parallel Construction）#

所有項目符號應該有相同的句式結構。讀者讀完引導句後，接上任何一個項目符號，都應該是一個完整、文法正確的句子。

正確示範——每個項目符號都以動詞開頭：

• order copies of the files on Monday.
• review the files by the end of next week.
• discuss the issue with the client.
• create a reasonable timeline.

如果項目符號的結構不一致（有的用動詞開頭、有的用名詞、有的用被動語態），讀者很難掌握核心要點。

變化句子長度#

就像說話時語速、音量和語調的變化能維持聽眾注意力，寫作中句子長度的變化也有同樣效果。

• 有時候你需要寫長句來表達複雜想法——這沒問題
• 但連續兩三個長句會讓讀者感到負擔
• 如果一個想法需要 20 個字，就用 20 個字；但確保下一句少於 10 個字
• 同樣，全部都是五個字的短句會顯得太生硬

追求 Hawthorne（長句大師）和 Hemingway（短句大師）的完美結合。

別壓垮讀者#

段落長度#

段落最多佔頁面的四分之一。更長的段落在視覺上就讓人感到壓迫。

暢銷書《達文西密碼》之所以讓人一口氣讀完，部分原因是全書最長的章節只有四頁。把資訊切成容易消化的小塊，讀者自然讀得快。

當你翻頁看到一大段密密麻麻的文字時，大多數人的反應是：

• 震驚 ——天哪，這段也太長了！
• 否認 ——我真的得讀這個嗎？
• 憤怒 ——作者為什麼不把這寫得容易一點？
• 討價還價 ——我應該可以略讀，甚至跳過吧？
• 接受 ——算了，硬著頭皮讀吧。

既然你是寫作者，何必讓讀者經歷這些？

視覺排版#

一份好看的文件應該有：

• 充足的留白
• 適當的標題和副標題，告訴讀者在哪裡找到特定資訊
• 段落控制在約五個句子以內

寫 email 時短段落更加重要——讀者可能在小螢幕上閱讀。當文字填滿整個畫面，閱讀就變成了一種負擔。頻繁的分段讓讀者更容易保持專注。