結構決定一切#
許多人面對空白螢幕時會「卡住」，因為他們不知道從何開始——而不知道從何開始，是因為不知道要去哪裡。
要順利動筆，先做兩件事：
- 決定目的地：你寫這份文件的目的是什麼？
- 選擇路線圖：用什麼格式來達成目的？
不要用「時間軸」方式寫作——按照你經歷事情的順序敘述。讀者不在乎你做了什麼才走到這一步，他們在乎的是接下來該怎麼做。
寫作目的決定最有效的文件結構。核心問題是：
- 你想說服某人採取行動？
- 還是只想提供資訊或狀態更新？
說服型格式（Persuasive Format）#
當你需要說服讀者時，按照以下結構：
1. 開頭陳述訊息（State Your Message）#
在文件的第一段就「切入動詞」——告訴讀者需要發生什麼行動。
可以用一兩句話引入主題，但不要用好幾頁的背景來「鋪陳」。
- We need to terminate the project.
- We recommend you close the deal sooner.
- You should hire Bill.
- It’s time to cut expenses.
不要把結論藏在文件最後。很多人花太多篇幅解釋背景和分析步驟，希望讀者在讀到結論前就被說服。結果往往是讀者在細節中失去興趣，或直接跳到最後。
2. 提供背景（Background）#
只提供讀者需要的背景資訊。如果讀者已熟悉主題，可以跳過；如果主題是新的，則需要更多脈絡。
將這個段落明確標示為「Background」，讓讀者自行判斷要完整閱讀、快速瀏覽、還是直接跳過。
3. 展開訊息（Expanded Message）#
解釋推薦方案的好處。說服的關鍵不在於你要對方做什麼，而在於為什麼對方會想這麼做。
4. 收尾（Wrap Up）#
快速結束——讀者接下來需要採取什麼步驟來推進流程？
實例：推薦信#
Dear Carmen:
陳述訊息： I understand you are looking for a new program coordinator. You should hire Mike.
背景： I worked with Mike for two years at my last job. He got up to speed quickly, worked hard, and paid attention to the details.
展開訊息： If you hire Mike, you’ll have a short ramp-up time, be comfortable having him communicate with clients directly, and be able to focus on your strategic objectives again.
收尾： Let me know if you would like me to introduce the two of you.
先從關鍵訊息開始，為後續所有內容提供上下文。
資訊型格式（Informative Format）#
如果不需要說服某人或取得決策，只是提供狀態更新，使用資訊型格式：
- 開頭陳述重點——告訴讀者核心訊息
- 展開細節——提供支持重點的資訊
- 結尾重申重點——確保讀者記住關鍵訊息
這個結構與資訊型簡報的格式相同。無論是口頭還是書面溝通，同一套格式都適用——不需要把事情複雜化。