挑戰每一個字#
要讓書面溝通更有效，你可以採取三個具體步驟：
- 挑戰每一個用字，刪除不必要的贅字
- 確保留下的字是最佳用字，使用強而有力的動詞
- 讓句子中的行動者出現在正確的位置，明確責任歸屬
文件越長，被閱讀的可能性越低。保持精簡，讓人們讀到你的想法並採取行動——這才是真正的影響力。
消除贅字#
在專業寫作中，你寫作的目的是讓對方知道某件事或做某件事。文件中的每個字都應該傳達內容或語氣，否則就是多餘的。
贅字主要有兩種類型：零值詞（Zero Words） 和冗長表達（Wordy Expressions）。
刪除零值詞#
零值詞對句子毫無貢獻，拿掉後意思完全不變。
| 零值詞 | 更好的寫法 |
|---|---|
| During the course of… | During… |
| So as to improve… | To improve… |
| As previously mentioned… | （直接刪除） |
例如 “Currently” 幾乎每次都是零值詞：
- Currently, we have 40 staff members. → We have 40 staff members.
刪減冗長表達#
有時候我們用五六個字表達一兩個字就能說清楚的意思：
| 冗長 | 更好的寫法 |
|---|---|
| Due to the fact that… | Because… |
| All men and women should… | Everyone should… |
| At the conclusion of this talk… | After this talk… |
單獨替換一處不會大幅縮短文件，但如果每個句子都有這類問題，整體改善將非常顯著。
避免令人困惑的結構#
你的目標是讓讀者毫不費力地理解你的想法。讀者應該能夠一路往下閱讀，不需要回頭重讀。
Former / Latter#
當你用 “the former” 來指代前面提到的兩個概念時，讀者幾乎都得回頭確認哪個是 former、哪個是 latter。解決方法很簡單：直接再次點名，別讓讀者做回溯的工作。
And/or#
二擇一。寫 “and/or” 通常代表寫作者不願花心思釐清到底要表達哪個意思，而把這個工作丟給了讀者。
用斜線「/」連接詞語#
斜線連接兩個詞時，讀者無法確定你的意思是「兩者皆是」、「任選其一」、還是「意思相同只是並列」。請把句子寫清楚。
句中插入語（Mid-Sentence Parenthetical）#
句子應該包含一個核心想法。在句子中間插入括號補充資訊，會迫使讀者讀兩遍。
處理方式：
- 把補充內容移到句尾
- 另起一句單獨說明
- 如果不重要，直接刪除
唯一適合使用句中括號的情況是引入縮寫，例如：The Internal Revenue Service (IRS) is revamping filing procedures.
別混淆 “i.e.” 和 “e.g.”#
- i.e.（拉丁文 “that is”）：指代具體項目
- e.g.（拉丁文 “for example”）：舉例說明
避免混淆的最簡單方法：不要使用它們。直接寫 “that is” 或 “for example” 更清楚。
使用最佳用字#
核心原則：找出句子中真正的動作，讓它成為動詞。
編輯時聚焦三件事：
- 尋找暗示弱動詞的字尾：-tion、-ment、-ance、-able、-ing
- 尋找 “to be” 動詞及其他弱動詞，看看有沒有更強的動作可以替代
- 圈出每個句子的動詞，問自己：這真的是我要傳達的動作嗎？
留意 -tion、-ment、-ance、-ing 結尾#
這些字尾把好好的動詞變成了名詞或形容詞。
He made a statement that he was dropping out of the race. (12 字)
→ He stated that he is quitting the race. (8 字)
The project is delayed at the insistence of the manager. (11 字)
→ The manager delayed the project. (5 字)
留意 “to be” 動詞及其他弱動詞#
“is”、“are”、“was”、“were” 這些「存在動詞」沒有動作感。看看能否用更精準的動詞替代。
- The process for reviewing documents is flawed. It doesn’t meet our needs. (12 字)
- → Our process for reviewing documents fails to meet our needs. (10 字)
其他常見弱動詞：seems、have、make、does、provide、conduct、results in。
小心以 This 或 These 開頭的句子——它們容易造成歧義。“This” 可能指代前一句的主詞、最後一個名詞、或整個句子。解決方法：在 “This” 後面加上你指代的名詞，例如 This additional cost is a big problem.
確認你真正要傳達的動作#
許多人習慣把「流程」當作句子的重心，而不是「目標」。
- We should schedule time to meet to discuss the issue with the new hire.
- → We need to deal with the new hire. When are you free to meet?
先說要做什麼，再處理流程細節。
把行動者放在正確的位置#
行動者（actor）在句子中有三種位置，各有適用場景：
行動者在動詞之前（主動語態）#
優點： 清楚表達責任歸屬，促使使用更強的動詞。
- The Management Committee welcomes Deborah Jones to the partnership.
缺點： 傳達壞消息或批評時，過於直接可能顯得嚴厲。
- “Accounting always sends me the reports late” 在多數企業文化中可能被視為不必要的尖銳。
行動者在動詞之後（被動語態）#
優點： 語氣較柔和，適合需要外交手腕的場合。
- The reports don’t always arrive from accounting in the time frame we request.
缺點： 通常較冗長笨拙，且缺乏行動力。
- 被動：The report was prepared by Jim so the decision could be made by the committee.
- 主動：Jim prepared the report so the committee could make its decision.
對比 Nike 的口號——主動語態 “Just do it!” vs. 被動語態 “It needs to be done.” 前者激勵行動，後者令人昏昏欲睡。
行動者不在句子中（缺席行動者）#
這種寫法同時創造權威感並迴避責任歸屬。
- Your application was denied. ——誰拒絕的？不清楚。
實務應用： 在審計報告中，「發現」部分可以用被動語態柔化語氣，但「建議」部分應該用主動語態明確責任：
- 發現（柔化語氣）：The Smith engagement wasn’t executed as smoothly as I had hoped.
- 建議（明確責任）：Susan will submit status reports at regular intervals to make sure the project is completed on time.
不是說永遠不用被動語態或缺席行動者，而是要有意識地選擇。當你清楚知道自己為什麼選擇某種句式，你就能更好地掌控讀者如何解讀你的訊息。