核心概念#

以聽眾為中心不只體現在訊息本身，也延伸到資訊的組織方式。組織內容時要考慮三個面向：

• 聽眾的需求
• 你希望聽眾聽到的核心訊息
• 你的目的——是說服他們採取行動，還是單純傳達資訊

先給結論，再說細節#

以走進老闆辦公室報告 Project X 為例：

不要從「我想和你談談 Project X」開始。而是說：「因為明天有員工會議，我覺得先給你 Project X 的更新會對你有幫助。」

不要一開始就列出所有步驟和細節。先給出最寬泛的整體評估，讓聽眾知道該用什麼心態來接收接下來的資訊。

三種開場方式的效果#

• 「關於 Project X，一切都在軌道上。」 老闆立刻放鬆。她知道不會聽到壞消息。如果她有其他更緊急的事，她可以說「那我們晚點再聊」——這不是你的失敗，而是巨大的成功，因為你給了她需要的資訊，讓她決定優先處理什麼。
• 「關於 Project X，我們遇到了一個問題。」 老闆會坐直，集中注意力。這即將變成一場解決問題的會議。
• 「關於 Project X，有好消息也有壞消息。」 即使是混合的訊息也提供了脈絡，讓她知道如何聽接下來的內容。

核心訊息為會議定調，並讓聽眾掌控流程。放棄控制權看似可怕，但這是更有效的溝通方式。

簡報時的用語建議#

• 避免說「我今天來給各位做一個 presentation」，改說「我今天來和各位談談 X」。沒有人想「被簡報」；但如果你是在「和他們說話」，他們需要注意聽。
• 避免使用「slide」這個詞。不要說「在上一張投影片上 ⋯⋯」，而是說「我們剛才討論到 ⋯⋯」。談論內容本質，而非媒介。

資訊型格式（Informative Format）#

當你希望聽眾知道某件事時，使用資訊型格式。

這是世界上最古老的資訊傳達格式：

1. 告訴他們你要說什麼
2. 告訴他們內容
3. 告訴他們你剛剛說了什麼

這個格式源自亞里斯多德的《修辭學》，也是我們小學作文課學到的結構——「我的暑假生活」：先寫一段總論（海邊、山上、奶奶家），然後各寫一段，最後再總結一次。

資訊型格式之所以有效，是因為重複。重複能強化核心觀念。

說服型格式（Persuasive Format）#

當你希望聽眾採取行動時，使用說服型格式。

核心邏輯：先簡短提到你要什麼，然後花大部分時間告訴聽眾為什麼他們也應該要這個。商業中有個著名的縮寫 WIIFM（What’s In It For Me）——這是每個人在工作中唯一在乎的事。

不要在句首加上「Obviously」來試圖增加說服力。「Obviously, 我們需要盡快完成這筆交易。」這不會讓你更有說服力，只會讓你變得惹人厭。

1. Hook（吸引注意力）#

用以下三種方式之一抓住聽眾的注意力：

• 陳述問題：「與去年同期相比，銷售額大幅下降。我們今天來分享行銷部門的新策略。」你把這個問題定位為當下最重要的議題。
• 引用統計數據：統計數據可以反映你想要的任何結果，關鍵在於限定詞。大多數人不會處理細節，他們只聽到「最大」、「最好」就產生信心。
• 提出修辭性問題：「為什麼遵循 GAAP 程序很重要？」修辭性問題有三個作用：框定討論範圍、創造參與感的錯覺、幫助講者克服開場的緊張感。

關於修辭性問題的額外好處：當你問問題並只看著一個人時，你的大腦會以為你在進行一對一的對話，因此你會自然放鬆，表現得更像在聊天而不是演講。

2. Recommendation（建議）#

吸引了注意力之後，立刻告訴聽眾你要什麼。

• 不要像推理小說一樣把結論留到最後
• 不要用蘇格拉底式教學法慢慢引導——你的聽眾不是坐在雅典的橄欖園裡探索人性奧秘，而是擠在會議室裡，只有 20 分鐘要理解本月的主打產品

先告訴聽眾你的方向，他們才能更清楚地理解接下來的路徑。

3. Benefits（好處）#

分享你的建議後，說明對聽眾的好處。思考三個通用動機：

• 時間：如何幫他們節省時間
• 感受：如何讓他們對自己或角色感覺更好
• 金錢：如何幫他們省錢或賺錢

如果你無法說出為什麼聽眾應該遵循你的建議，也許你需要重新思考你的提案。

4. Prove the Benefits（證明好處）#

光是告訴聽眾好處是不夠的，你需要證明這些好處是真實的。可以用三種方式：

• 推薦語（Testimonial）：引用其他人遵循類似計畫後獲得好處的實例
• 統計數據（Statistics）：用數字佐證
• 軼事（Anecdote）：用簡短故事展示好處如何在真實世界中實現

5. Summary（總結）#

證明好處之後，簡短重述你的建議和好處。這是在強化重點，而不是涵蓋新的內容。

6. Next Steps（下一步）#

明確定義下一步行動：誰要做什麼，在什麼時候之前完成。即使你需要等待批准，也要讓聽眾知道你已經想好了如何推動。

內容撰寫的順序#

雖然你會按照上述順序傳達資訊，但撰寫內容時應該用不同的順序：

1. 先寫出你的建議和對聽眾的好處
2. 再回頭寫 Hook
3. 接著撰寫好處的證明

很多人面臨「寫不出開頭」的困境。如果你先聚焦於核心內容，開頭自然會從中浮現，整個簡報也會顯得更連貫。