What Do You Mean by That? -- Conveying a Clear Message

核心概念#

在專業場合中，溝通只有兩個目的：傳達特定觀點或建立關係。兩者都需要聚焦於對方的需求。

如果連講者自己都無法清楚表達核心訊息，聽眾更不可能理解你想傳達什麼。每個人都透過自己的濾鏡接收資訊，結果每位聽眾可能帶走完全不同的理解。

一個清晰的訊息必須符合三個條件：

多數時候，你的影響力取決於聽眾能否將你的訊息轉達給其他人。例如律師對客戶的法務助理說明觀點，助理要轉達給法務長，法務長轉達給總裁，總裁再轉達給董事會。如果你的訊息本身不清楚，就不可能被正確傳遞。

此外，每個人每天都在做快速決定（snap decisions）。既然每個人都在快速做判斷，你的訊息越清晰、越容易理解，就越有機會影響他人。

核心訊息限制在一句話，最好少於 10 個字。

因為我們習慣閱讀長而複雜的商業文件，所以容易用大段資訊來思考。但在口頭溝通中，這既不實用也不有效。

問自己這個關鍵問題：「聽眾在會議結束後，能不能把這個訊息複述給別人聽？」如果訊息太長、太模糊或太困難，你就不太可能產生想要的影響力。

書中舉了一個對比範例：

冗長版：「每個人積極參與銀行的活動，對於幫助我們發展有意識且有凝聚力的企業文化至關重要，這種文化能讓我們都引以為傲，並幫助我們吸引高品質的人才。」——太長了，你根本無法複述。
簡短版：「我們希望在盡可能多的公司活動中見到你。」——一句話就能掌握並傳達。

同樣的道理：

專業人士常掉進兩個陷阱：試圖展現自己有多聰明，以及沒意識到自己在用行話。

Exec|Comm 調查了超過 1,800 位商業專業人士，詢問他們對他人溝通技巧的印象。在數十個選項中，沒有任何一個人將「使用高深的詞彙」列為前三名。在專業環境中，別人已經假設你很聰明了，你被評價的是影響力——讓人們根據你的想法採取行動。

我們大部分時間都與同行互動，因此容易以為我們的內部語言人人都懂。行話在同事之間提升效率，但當我們無法辨認它是行話並在不適當的場合使用時，就會造成問題。

書中有個生動的例子：一位訴訟律師被問到三個成年孩子住在哪裡，他回答「他們住在三個不同的 venues」——這是法律術語（管轄地）。一般人只會說「他們住在不同城市」。他完全沒意識到自己已經深陷在行話中。

書中分享了一個風險管理主管的案例。他原本的訊息是：「我們必須建立強大的風險管理系統，這樣我們才不會坐牢。」這個訊息有 17 個字，太長且偏負面。

經過修改後變成：「讓我們主動管理風險，這樣風險就不會反過來管理我們。」 合夥人不僅聽到了訊息，還積極支持新的風險管理政策。

訊息從來不是關於你，也很少是關於你的內容。訊息永遠是關於聽眾需要如何使用你的內容。

要打造以聽眾為中心的訊息，問自己：「這群聽眾需要從這場會議中學到什麼？」

書中用金融分析師的「晨間報告」做對比：

以分析師為中心：「我已經修正了關於 Acme 的觀點。幾個月前我們建議 ⋯⋯ 我們重新檢視了這個議題，現在認為 ⋯⋯」——聽眾已經無聊了，因為分析師花了前 15 秒談自己的思考過程。
以聽眾為中心：「今天打電話給你的客戶，建議他們賣出 Acme。」——前兩句話就給了顧問他們需要的核心訊息。

你無法預測聽眾多快會形成意見。先給出結論性資訊，這樣即使他們快速下判斷，也是基於正確的內容。

有時候在專業場合溝通，目的純粹是建立關係。雖然很多商業決定基於分析和資歷，但同樣多的決定基於人與人之間的連結感。

從眼前的事物開始：天氣不好就聊天氣、第一次來對方辦公室就稱讚裝潢、在會議的自助餐排隊就說「他們準備得真豐盛」。對方可能和你一樣尷尬，通常會很高興你先開口。

在某些文化中，建立關係本身就是目的——「你好嗎」不是隨意的問候，而是「你是什麼樣的人？」在這些場合，準備好進行更深入的對話。

當別人問「你做什麼工作？」時，大多數人會回答名片上寫的內容：「我是花旗的董事總經理」、「我是 Deloitte 的合夥人」。

與其用頭銜和地位來定義自己，不如從你如何影響他人的角度來介紹自己。你服務的對象因為你的工作而過得更好了嗎？

從你如何為他人創造價值的角度介紹自己，不僅傳達了你對世界的貢獻，也傳達了你把自己視為有影響力的人，而不只是有地位的人。

自我介紹的第一句話應該讓人想聽下一句。書中有個律師靠一句「我讓金錢與電影結合」（I marry money to movies）就立刻引起了所有人的興趣。