我們已成「初稿文化」#

寫 email、送出。寫部落格、發表。寫簡報、就這樣上場——「精雕細琢、再精雕」的藝術正在溝通中消失。

任何事的初稿都是狗屎。

── 海明威(Ernest Hemingway)

我們很容易愛上自己的想法,所以有另一雙眼睛與耳朵來檢視非常有用。獲得回饋的最佳方法,是在發表前舉辦「試映(screening)」測試訊息——濾掉任何漫遊的結構、阻塞的訊息、令人困惑的語言。

面對回饋要保持開放心態#

帶著「我可能需要重做我辛苦做出來的某部分」的心情來。沒有人在第一次審查中聽到「我一個字都不會改」——無論你多努力,這階段都會有改變。

資訊是從你的觀點製造出來的。你對他人回饋的接納程度,會決定你能多大程度提升別人接收你素材的潛力。試映應該影響並完善你的呈現方式。

康威定律(Conway’s Law)#

任何設計系統的組織,都會無可避免地產出一個「結構複製組織溝通結構」的設計。

── Conway’s Law

換言之:你組織能產出的「溝通品質」受限於組織自身的「溝通品質」。

一場簡報的品質不會超過它前面規劃過程的品質。因此,要找一個會給你誠實、有用回饋的團隊——可能要走出你的組織。

怎麼選試映觀眾#

把自己從甜蜜或失能的審查環境移走。改成:

• 拉一小群與你目標聽眾相似 profile 的人
• 可以是業界分析師、內部員工、信賴的客戶、焦點團體
• 選擇會檢視、批評、挑戰你觀點的「唱反調者(naysayers)」
• 你要他們在告訴你他們的想法時誠實到殘酷

試映進行方式#

每位審稿人應該有一份投影片與備忘稿的列印,以便快速寫下對文字與視覺的想法:

• 從頭到尾跑一次整場簡報
• 然後仔細回頭審視每一段
• 一個紮實的審查會議應該持續「簡報長度的三倍」
• 例如:20 分鐘的簡報,需要一小時的試映;一小時的簡報,需要三小時

不要找藉口#

別忽略試映人的洞察,別說「是啊,可是……」、「如果他們真的懂……」之類的藉口。真的傾聽,把洞察吸收進去,然後重做素材。

試映會移除任何「會無意中卡住或刺痛聽眾」的毛刺(burrs)。

六種會限制溝通品質的負面組織模式#

如果你身在以下任何一種環境,走出組織尋找誠實、建設性的回饋:

• 自負船長(Conceited Captain):領導者太晚介入,逼團隊在時間壓縮下產出低品質
• 政治偏執(Political Paranoia):沒人敢做出推進性決策,因為害怕自我毀滅
• 訊息魔法(Message Magic):在沒有策略下,虛幻的訊息變成常態
• 真空願景(Vacuum Visionary):沒有空間給替代觀點,主題專家沒有座位
• 應聲蟲領導(Lackey Leader):猶豫不決的領導與奉承式共識讓策略停滯
• 客戶冷肩(Customer Cold-Shoulder):自我中心的溝通比客戶洞察更被重視