投影片是布景,不是主角#

簡報中使用的任何投影片,都應該作為舞台布景或背景——它們不該是訊息的單一焦點。傳達訊息的是「你」,不是投影片。

人一次只能處理一個訊息——他們要嘛在聽你說話,要嘛在讀你的投影片,無法同時做兩件事。

文字塞太多會吃掉聽眾的時間#

打開簡報軟體建新頁,預設提供的版型其實適合「報告」,而不是簡報。如果你用文字填滿預設母版,聽眾要花 25 秒讀完那張。如果有 40 張投影片,他們會花超過 16 分鐘在「讀」上面,而不是聽你講。

透過先規劃結構控制長度#

透過先規劃結構,你能確保簡報不會拖過頭。聽眾會在挫折的演講者講了 55 分鐘後,還說「啊,時間怎麼這麼快?我還剩 43 張投影片,撐一下,我五分鐘內講完」時坐立難安。把堅實的結構與時間框架一起規劃,就能保證你會控制在時間內。

多少張投影片才對?#

沒有「正確」的張數。完全由演講者的個人傳遞與節奏驅動。所以答案是:多到足以把你的重點說清楚。

好萊塢場景與故事分析師遵守一個規則:每場戲不超過 3 分鐘,以免失去觀眾興趣。三分鐘!你的聽眾很可能也是每三分鐘就在失去興趣——而你沒有 1 億美元的賣座電影預算。

因為簡報媒介比電影更靜態,不要在同一張投影片上停超過 2 分鐘。盡可能頻繁地改變視覺,有助於維持注意力。

一張投影片一個想法#

多數簡報每張投影片放好幾個重點——這是文件,不是投影片。如果你選擇每張投影片只一個想法,你會比傳統 deck 多很多投影片,那也沒關係。

作者的真實故事#

作者被邀請在午餐主題演講做 45 分鐘演講,主辦方要求 30 天前交投影片。她做了 128 張。一週前,主辦方打來說 keynote 縮短到 20 分鐘,要求重交。她精簡、排練、計時 20 分鐘。簡報當天,司儀提醒她「請維持在 45 分鐘的時段內,因為大家喜歡 Q&A」。震驚之下,她說「他們有縮短到 20 分鐘啊」。司儀說:「不,你有一個小時。我們只是因為你太多投影片、怕你會超時,才告訴你 20 分鐘。」她內心吶喊「我可是以做簡報為業的!」,外表微笑著說:「那好,會有 40 分鐘的 Q&A,希望他們有很多問題。」

投影片內容簡化#

你的目標是從「投影一份文件」走向「給一場簡報」。只放「能幫聽眾記住你訊息的元素」在投影片上。

具體做法:

• 把長片語與大段文字縮成單字
• 簡化到聽眾能在 3 秒內處理一張
• 從投影片移除盡可能多的素材,搬到「備忘稿(notes)」中
• 備忘稿可以放任何長度的資訊
• 用「Set Up Show / Show Presenter View」把備忘投到自己面前的螢幕作為「提詞器」,觀眾看到的卻是清晰、易懂的投影片

老闆要的是文件,不是簡報#

聽到「每張投影片移除盡可能多」的建議後,常見反應是:「但我老闆要每位部屬交一份五張投影片的計畫概覽。如果我做得很簡單,她可能看不懂進度。」老闆要的不是簡報,是文件。所以該文件就盡量塞清楚。

簡報時要稀疏,提交文件時要完整。

投影片應與你像舞伴一樣同步#

當投影片被適當使用,它們會與演講者像舞台上的舞伴一樣無縫合作——一個來、一個去,各自貢獻對方的舞台存在感。和投影片一起練習,直到你們合而為一。