簡報落在「報告」與「故事」之間#
所有寫作——包括簡報——都落在兩個極端之間:
- 報告(Report):用於傳遞資訊,以主題為單位組織事實
- 故事(Story):用於娛樂,以場景為單位戲劇化呈現
- 簡報(Presentation):介於兩者之間,既傳遞資訊也包含故事元素,因此被稱為「解釋(explanation)」
報告適合書面散布,故事適合戲劇演繹,而簡報則應該被「presented」——口頭呈現。
報告 vs. 簡報 vs. 故事#
報告 vs. 簡報 vs. 故事 — 三種寫作形式的光譜
| 面向 | 報告 | 簡報 | 故事 |
|---|---|---|---|
| 形式 | 書面文件 | 口頭傳遞 | 電影與文學 |
| 特性 | 詳盡、事實導向 | 解釋、有說服力 | 體驗、情感 |
| 結構 | 主題式、階層式 | 雙軌交替於事實與故事 | 戲劇結構(鋪陳 → 上升動作 → 高潮 → 結局) |
| 動詞 | 調查、收集、記錄、評估 | 揭露、簡化、釐清、闡明 | 體驗、抒發、感受 |
| 結果 | 發現、證據、事實、細節 | 動機、激活、投入 | 記憶、連結、聯想 |
| 語調 | 平實、直接、精確 | 可信、有說服力、引人入勝 | 富有表現力、戲劇化 |
不要把報告偽裝成簡報#
把簡報寫成報告已經成了文化常規。但簡報不是報告。許多人卡在一個迷思裡:既然用 PowerPoint 做出來的就是簡報,那其實是把報告投影出來舉辦一場「邊讀邊看」的活動。這些假冒簡報的文件被稱為「slideuments」(投影片+文件的混合物)。
文件與報告非常有價值,但不需要被投影出來「集體朗讀」。
- 報告應該被分發(distributed)
- 簡報應該被呈現(presented)
把事實與故事像蛋糕一樣堆疊#
如果報告主要是傳遞資訊,故事則創造體驗。把兩者混合,你的簡報就能在事實與故事之間像蛋糕一樣層層堆疊:
- 在事實與故事之間切換,創造興趣與脈動
- 故事讓資訊更容易被吸收
- 它就像一匙糖,讓藥更容易吞下
平鋪、靜態、純資料驅動的報告比較舒適也省時,但無法把人連到想法上。當你意識到自己要做的是「簡報」而不是「報告」時,心態就要從「傳遞資訊」轉為「創造體驗」。這是把簡報從報告往故事方向移動的第一步。
本章將從目前最強大的故事方法——神話、文學、電影——汲取洞察。一旦理解它們的力量,你就會明白為何傑出的簡報都是從報告靠向故事。