許多技術工作者都在時間管理上掙扎。有時候，我們的時間被會議與各種義務奪走；但多數時候，我們其實可以把剩下的時間管理得更好。學會管理時間，是一項攸關職涯成敗的關鍵技能。

紀律、拖延與懶惰#

先釐清兩個常被混為一談的概念：拖延（procrastination）與懶惰（laziness）。在作者看來，拖延是紀律（discipline）在精神上的反面，所以我們從紀律的定義開始。

當人們解釋自己為什麼拖著某些任務不做、卻對另一些任務立刻動手時，理由通常歸結為一句「我那時候就是不想做」。作者完全理解這種心情——他身為作者，也常常沒心情寫作，更少有心情去審稿。這些任務很容易被往後推，也就是拖延：延遲進行一個專案，或延後完成一項任務。這算懶惰嗎？也許吧。

但作者接著會想起自己當初為什麼開始寫這本書：他有目標，也有期待達成的成果（名聲、財富、普立茲獎，你懂的那些）。而他現在仍然想要那些東西，所以必須把書寫完。這種對紀律的理解，正好也帶出懶惰的定義。

作者確實有過一拖再拖的專案。拖延讓他感覺很糟，接著他開始對整個專案都感覺很糟，於是拖得更久。最後他坐下來，才意識到自己其實沒有好理由做這個專案：他看不出它如何融入自己的人生或職涯，也講不出它幫他達成了什麼成果。這種時候，他選擇的不是繼續拖，而是直接放下。既然無法對自己解釋為什麼要做、又帶來什麼價值，何必為它焦慮？他承認也許這件事根本不需要做，止損、然後往前走。

不過在這方面下判斷要小心，別因為「現在沒心情」就把一件事一筆勾銷。正確做法是坐到鏡子前，仔細看著自己的眼睛，問：「我當初為什麼開始做這件事？我希望藉此達成什麼？」回答自己，再問一句：這些理由現在還成立嗎？

作者舉自己的 podcast 為例：他大概開過三個，每個做了 20 集左右就放棄。它們很花工夫，而且他記得自己為什麼開始。只是有些情況下，他發現自己不再想要當初設定的那個成果；另一些情況下，他判斷這個 podcast 其實達不到他原本期望的成果。於是他把這些專案放掉了。

區分「真正不值得做」與「只是暫時不想做」至關重要。前者理由已不成立，該果斷放下；後者理由仍然有效，就得靠紀律撐下去——並管理好時間，把它完成。

時間管理#

時間顯然是有限的資源，能有效管理時間是一項絕對關鍵的職涯技能。這一節作者要更具體一點，給你一些值得留意的行為與可以採取的具體行動。我們先從幾個幾乎適用於任何專業情境的通用技巧開始。

時間盤點：TimeFlip 技巧#

管理任何資源，都始於先搞清楚你手上有什麼。這裡指的不是你有多少時間，而是你目前如何花掉你的時間。作者用一個叫 TimeFlip（timeflip.io）的裝置來追蹤——當然你用一本日誌或一個軟體 App 也能做到同樣的事，他只是喜歡有個實體裝置。TimeFlip 是一顆白色塑膠十二面體，基本上就是一顆大的十二面骰子。

你在骰子的每一面標上你一天中常做的活動：寫程式、在 Twitter 上殺時間、開會、被人拍肩打斷……隨你定義。電腦上跑一個搭配的 App，每當你切換活動，就快速把骰子翻到對應那一面朝上。整天、每天都這樣做。作者持續做了兩週才回頭看結果，得到一份時間分布。

TimeFlip 為作者做的，是建立一條基準線（baseline）。他事後判斷，最初那兩週算是相當有生產力的兩週——如果每一週都能大致如此，他就滿意了。於是 TimeFlip 讓他看見：他一天花多少時間在社群媒體、多少在開會、多少在寫 PowerShell 腳本，以及其他構成他每一天的主要活動各佔多少。

關鍵在於：他已經先認定那是不錯的兩週。這代表他不必為了用社群媒體、去茶水間而自責。他做了這些所謂「浪費時間」的事，那兩週依然是好週——所以這些事，本來就是他一個正常、健康的工作週的一部分。

過了最初兩週，作者持續用 TimeFlip（至今仍在用），拿每一個新的一週去對比基準線。有些週他會發現自己在社群媒體上燒掉太多時間，就會用時間配給（見下一節）去更好地管理；有些週會議變多，他能追蹤那段時間，並和生產力的升降做關聯。這份數據也能拿來與主管溝通：「老闆，對，我上週寫的腳本比較少，但你讓我多花了 20% 的時間在開會上。時間是有限的，而要花在哪裡，是你決定的。」

作者一年會更新兩三次基準線（或當工作性質有重大變化時，例如被指派到新專案）。沒有它，他根本不知道時間都跑去哪了；有了它，他知道。

如今他也習慣把每天想成一份帳本（ledger），用來規劃當天。一天的帳本大致像這樣：早上 8 到 9 點處理 Email 與 Slack；9 點到中午排會議與文件審查（實際上文件審查在早上幾乎從沒發生，全被會議佔滿）；中午午餐（順便補做被延後的文件審查）；下午 1 到 2 點處理人事相關事務；2 點到 2 點半社群媒體；2 點半到 4 點會議；4 到 5 點清空 Email 與 Slack 待辦。

重點是這份時間切塊是根據 TimeFlip 告訴他「他本來就在做什麼」而排的。他在覺得可以優化的地方稍作優化，但不試圖清除所有浪費的時間——他的大腦需要社群媒體那段時間，所以他直接把它排進計畫。他也不硬把浪費時間塞到一天的尾巴：TimeFlip 顯示他下午容易開始跑題，於是他就順著這個規律去規劃。

還有一個關鍵設計：帳本留了欄位記下實際發生了什麼。這讓他能一邊做一邊調整，週末回顧時能看見自己有多貼近計畫。知道實際發生了什麼，能讓下一週的計畫排得更準。這套系統不會每次都完美運作，但它讓他帶著計畫進入一週，而不是被冒出來的事牽著跑。

時間配給：番茄鐘技巧#

番茄鐘（Pomodoro）由 Francesco Cirillo 發明，作者用它來規劃與配給時間。核心想法是：把時間切成明確定義的區塊，把工作指派到各區塊，並且每個區塊只在它預定的時間內進行。為了讓自己守住節奏，Cirillo 用了一個剛好長得像番茄的機械式廚房計時器——這也是技巧名稱的由來，pomodoro 在義大利文就是番茄。

Cirillo 以 25 分鐘為一個工作區塊（他稱之為一個 pomodoro），中間隔 5 分鐘休息。這套做法背後有兩層道理：短而專注的區間能完成大量工作；頻繁的短休息能避免身心疲勞。作者會依當下工作的性質調整區塊長度——他用過 25 分鐘、55 分鐘，也用過其他更貼合手上工作的區間。

實際運作是：你把一項任務指派給一個時間區塊，設好計時器，工作到時間用完，然後休息（作者連休息也計時），再進到下一項。他用 TimeFlip 的數據來估算某項任務大概要花多久，並讓工作行事曆填滿其中許多格子。一個 8 小時的工作日，可以切成 16 個 25 分鐘的 pomodoro，看起來像這樣：

• Email／Slack 補進度
• 在辦公室走動、處理個人雜事
• 排定的團隊會議（跨兩個區塊）
• 檢視昨晚的單元測試日誌
• 根據 Email、團隊會議與測試失敗，規劃隔天的時間區塊
• 午餐（跨兩個區塊）
• 與主管的績效面談
• 寫程式時間（連續四個區塊）
• 跨團隊的站立會議（standup）
• 簽入、部署、跑單元測試
• Email／Slack 補進度（4:30 到 4:55）

不是每一天都排到這種精細程度，但很多天是。有些天他打算整天只做單一專案，那就沒必要切塊。但當他知道自己要在很多事情之間切換時，事先規劃能幫他守住節奏。以「溝通補進度」作為一天的開場，還能讓他很快看出：今天該是個多工的日子，還是他有時間做點單一任務的深度工作。這份規劃也給了大腦充足的緩衝（合計 80 分鐘的休息），讓他更容易把情境切換到下一項任務。

時間目錄：了解你的能力值#

長期使用 TimeFlip 與計時器，最終讓作者對自己有了很多認識：他知道自己能有效率地寫程式大約 90 分鐘才需要換任務（這也是他不再當專業軟體開發者的原因）；他能連續寫作三到四小時；他在 25 分鐘的會議裡表現比 50 分鐘的更好；清理隔夜 Email 約需 20 分鐘、處理當天緊急 Slack 訊息約需 25 分鐘；他每天需要約 75 分鐘的「不用動腦」時間，分成小段搭配午餐時的大休息來消化就行。

這些事實構成了他的時間模組（time modules）。他現在有一份模組目錄，列出他常做的事以及各自需要的時間，並用這份目錄來決定如何切塊安排工作日。

• 他知道排一個 25 分鐘的寫作區塊沒有意義——他需要三四小時才進得了狀態。
• 他知道不必每天排一小時給 Email，半小時就夠。
• 他知道如果排了三個寫程式區塊卻被打斷，那天的程式大概就別想了，因為他無法維持在心流狀態夠久。

知道這些關於自己的、以時間為基礎的事實，讓作者能主動管理時間，而不是任由時間從指間溜走。

多工處理#

你多工（multitasking）能力好嗎？先大聲說出來：「對，我多工還挺行的。」

不，你不行。根本沒有多工這回事。這個詞在現代來自電腦，而電腦其實也不多工——至少不是真的。對單一微處理器（在這個比喻裡，一個核心代表你的大腦）來說，一次只能做一件事。真正的多工要靠多處理器電腦才能發生，但那在比喻裡等於擁有多個大腦——你沒有。你是一台單腦機器，因此一次只能做一件事。

電腦製造出多工的假象，靠的是在任務間快速切換，這叫任務切換（task switching）。電腦擅長任務切換，是因為它們有完美的記憶，永遠不會忘記自己剛才做到哪、在做什麼。

人類沒有完美的記憶。我們會忘記剛才做到哪、在做什麼，所以我們是不完美的任務切換者。但我們能學會的，是辨識空檔（idle time）並在那時切換任務。這正是多數人不擅長的，因為他們寧可相信多工是真的。辨識出自己進入空檔（「我在等 Jason 回那封 Email」），你就能切去做另一件能推進的事。如果你短期記憶特別好、對細節高度專注，還能在原任務不再空檔時跳回去，製造出多工的假象。

作者說自己需要時能像機器一樣任務切換：在腦中同時追蹤多段對話、多份待辦清單、多個情境。但那不是他唯一做的工作。當他坐下來寫作，就無法任務切換——因為寫作沒有空檔，沒有自然的停頓點，任何寫作以外的事對他都是干擾，逼他從一件需要專注的任務上被扯開，結果反而降低生產力。所以當他不在任務切換模式時，他會關掉干擾：關門、關閉彈出通知，能斷 Wi-Fi 就斷。只有高層級、緊急的打斷（例如一通電話）才能在他處於單任務模式時把他拉離。

問題在於，多數人不刻意管理自己所處的模式。他們不把自己放進單任務模式，也不認知到多工模式（其實是任務切換模式）是一種截然不同的運作方式。他們不為這兩種模式安排時段——也許早上多工、下午單任務。但只要你學會辨識這兩種工作模式，你會變得更有生產力、更滿足、也更神智清明。

以下是避免被多工絆倒的做法：

• 該進單任務模式時要認得出來：例如寫程式、寫作，或任何需要長時間全神貫注的事。盡可能減少會把你拉離的干擾。在辦公室的話，試著約定一個信號，例如「我戴著耳機時，請別來找我」。關掉 Email、Slack 與其他電子干擾。
• 該多工時，別一頭栽進需要長時間專注的工作：改成處理一堆能快速完成的小任務。必要時做筆記，幫自己記住每件正在並行處理的任務進行到哪，並列出你負責的行動項目清單。
• 不要混用兩種模式：如果你進入了單任務模式，但工作現實要你分神，就把單任務工作收起來，暫時屈就於多工模式；等你能安全地空出足夠時間，再回到單任務工作。

不要混用這兩種模式。在單任務模式中被瑣事打斷、或在多工模式中硬要做深度工作，都會拖垮你的效率。

行動項目#

檢視你手上的事，開始套用幾項時間管理練習：

• 盤點你人生中所有的專案：可以包含工作專案，也包含家裡的待辦清單。你知道自己為什麼做每一個嗎？你能清楚說出對每一個期待的成果、解釋它會帶來的價值嗎？對於說不出來的，考慮把它砍掉。
• 替自己建立一份時間目錄：先不帶評判地追蹤你目前如何花時間。如果你一週花八小時在 YouTube 上看貓咪影片，沒關係，記下來就好。做滿一週，並試著找出你認為對自己而言算「正常或可接受」的日子。這能幫你了解自己平常把時間花在哪、怎麼花，並找出可以挪作他用的時間。
• 試一種時間管理技巧：例如番茄鐘，看看它對你有沒有效。可能需要幾週才會變成習慣，所以一開始沒能嚴格照做也別擔心。