這一章寫給每一個在工作中需要寫東西的人#

如同科學寫作，商業寫作的一大問題是焦慮，而解方是人性和清晰思考。

這本書不只是寫給作家的。它的原則適用於每一個在日常工作中需要寫東西的人——備忘錄、商業信函、行政報告、財務分析、行銷提案、給老闆的便條、電子郵件、便利貼。認真對待這些寫作。無數人的職業生涯，取決於他們能否清晰地陳述事實、摘要會議、或連貫地呈現一個想法。

機構語言的病症#

大多數人在機構中工作——企業、銀行、保險公司、律師事務所、政府機關、學校系統、非營利組織。這些機構的管理者經常需要面對公眾寫作：總裁致股東信、銀行家解釋程序變更、校長寫給家長的通訊。

問題是：他們太害怕寫作了，以至於他們的句子失去了所有人性——他們的機構也跟著失去人性。

機構寫作的常見病症： 用「profitability」（獲利能力）之類的抽象名詞取代具體事實、用「utilization」「implementation」之類的拉丁語系名詞取代簡單動詞、用「pre-feasibility studies are in the paperwork stage」之類沒有人能想像的惰性結構。

George Orwell 的經典示範#

Orwell 將《傳道書》的名句翻譯成現代官僚語言，完美展示了這個問題：

原文（傳道書）：

I returned and saw under the sun, that the race is not to the swift, nor the battle to the strong, neither yet bread to the wise… but time and chance happeneth to them all.

Orwell 的官僚版本：

Objective consideration of contemporary phenomena compels the conclusion that success or failure in competitive activities exhibits no tendency to be commensurate with innate capacity, but that a considerable element of the unpredictable must invariably be taken into account.

第一段邀請我們閱讀——詞語短小、充滿氣韻、傳達人類語言的節奏。第二段告訴我們一個沉重的頭腦在工作——我們不想跟著這種令人窒息的語言走到任何地方。

Greenwich 校長們的工作坊#

Zinsser 受邀到 Connecticut 的 Greenwich 學區進行「去術語化」工作坊。教育局長 Ernest B. Fleishman 說：「除非我們這些高層先把自己的寫作整頓好，否則我們無法教學生寫作。」

Zinsser 分析了校長們寄給家長的各種通訊，發現一個反覆出現的模式：

當校長們通知家長某件具體的事時，他們寫得像人#

學校前面的交通似乎又開始堵塞了。如果可以的話，請在放學時從學校後門接孩子。

我希望你能跟孩子談談他們在自助餐廳的行為。很多人看了會完全崩潰。偶爾查看一下他們是否欠了午餐費。有時候孩子還款很慢。

當校長們解釋教育工作時，他們完全消失了#

在本文件中，你會找到已被識別並排定優先順序的計劃目標和目的。目標的評估程序也已根據可接受的標準建立。

在實施上述做法之前，學生很少接觸到選擇題練習。目前認為與所學單元相關的練習題的使用已產生極為正面的效果，考試成績可以證實。

第一段中 Educator Dawson 從不用「I」，退縮到專業術語的安全感中。什麼是「study skills areas」？什麼是「enhanced positive learning environments」？什麼是「desired educational objectives」？第二段中 Dr. Dawson 說「Keep informed」「let us know」「I have met」「Please continue」「I look forward」——溫暖、人性化。

Zinsser 的四條信條： 清晰（clarity）、簡潔（simplicity）、簡短（brevity）、人性（humanity）。他要求校長們使用主動語態、第一人稱，不要把教育界的專業詞彙當作拐杖。

工作坊的轉變#

當 Zinsser 讓校長們動手改寫那些結結巴巴的句子時，這是一個嚴峻的時刻——他們面對了敵人，那個敵人就是自己。他們塗塗改改、抓破頭皮、揉碎紙張。一陣可怕的沉默籠罩房間。

但隨著時間推移，他們放鬆了。他們開始用第一人稱寫作、用主動語態。有人把「Evaluative procedures for the objectives were also established based on acceptable criteria」改寫成「At the end of the year we will evaluate our progress」。另一個人寫：「We will see how well we have succeeded.」

這就是家長想聽到的那種坦率的話。這也是股東想從公司聽到的、寡婦想從處理她社會保險的機構聽到的。

企業美國的問題#

Zinsser 在 Greenwich 之後進入了大型企業，發現情況更糟。企業內部通訊讀起來像《星際迷航》的語言：

Announced concurrently with the above enhancements were changes to the System Support Program, a program product which operates in conjunction with the NCP. Among the additional functional enhancements are dynamic reconfiguration and inter-systems communications.

如果他是員工，這種東西不會讓他振奮或產生歸屬感——他會直接不看。

一份大型企業的「客戶公告」更是經典：「Companies are increasingly turning to capacity planning techniques to determine when future processing loads will exceed processing capabilities.」翻譯成人話就是：「知道你的電腦什麼時候會超載是有幫助的。」

工程師的虛榮心#

Zinsser 發現企業寫手經常去訪問工程師，但工程師說著滿口縮寫的外星語言（「Sub-system support is available only with VSAG or TNA」）。寫手說工程師不願意被翻譯成清楚的語言——如果說得太簡單，他會在同行面前看起來像個傻瓜。

Zinsser 的回應：寫手的責任是對事實和讀者負責，不是對工程師的虛榮心負責。

Thomas Bell 副總裁的故事#

一家公司每月發行通訊，每期都有副總裁 Thomas Bell 的「勉勵話語」。從他的月度信件來判斷，他是一個自大的人，言之無物卻用浮誇的措辭包裝。但寫手們說，Bell 先生實際上是一個害羞且能幹的好人——那些信不是他自己寫的。

Zinsser 說這是在傷害 Bell 先生。寫手們應該每月帶著錄音機去找他，待到他用跟妻子回家後聊天一樣的語言談論他的關切為止。

核心問題： 美國大多數高管不會寫出出現在他們署名下的東西，也不會說出出現在他們演講中的話。他們放棄了使自己獨特的品質。如果他們和他們的機構顯得冷淡，那是因為他們在被灌輸和掏空的過程中默認了。

給所有在機構中工作的人#

Zinsser 的建議： 如果你在一個機構中工作，無論你的職位是什麼、層級多高，寫作時做你自己。你會在機器人中脫穎而出，成為一個真正的人。讓任何機構溫暖起來的方法，就是找到那個消失的「我」。記住：「我」是任何故事中最有趣的元素。