文章分段的原則#
同個主題下，將複數訊息整理成不同區塊。
散文也許可以堆砌詞藻，商業文書卻須結構完整。
金字塔結構#
金字塔結構是依層級配置主題與訊息的方法：
- 主要訊息 → 關鍵訊息 → 次要訊息
在基本邏輯下，有根有據、條理分明地鋪陳出確實敘述。
兩種基本結構#
並列型#
下位訊息各自獨立，共同支撐上位訊息。
論證方法：
- 因果論證法
- 評價論證法
- 行動原理論證法
直列型#
下位訊息間連結強，彼此有序列關係。
論證方法：
- 實證論證法
- 摘要法
金字塔結構的好處：視覺整潔，便於比較同層級間是否統合。
金字塔的設計方法#
最好同時進行以下兩方法：
由下而上法（Bottom Up）#
精煉下位訊息群以形成上位訊息。
由上而下法（Top Down）#
分解訊息並具象化，可用：
- 理由法：說明為什麼
- 詳述法：展開細節
如何分類事物#
結論法#
由推論導出結論。
- 基本要求：無跳躍感，做出高準確推論
- 跳躍類型：適用於假設性思考
摘要法#
- 抽取共通本質：把具體訊息們理出一抽象上位訊息
- 將事物模型化：以概念廣度精煉出事物本質
兩種記述訊息的論證方法#
| 方法 | 說明 |
|---|---|
| 因果論證法 | 以理由來說明 |
| 實證論證法 | 用統計經驗說明 |
優良商業文書的特徵#
同時具備主題和訊息：
- 報告主題：僅一個
- 關鍵主題：三到七個
如何防止遺漏分析：除了想出項目外，多設定「其他」類別。創見往往藏在「其他」類中。