It’s not enough to be busy. So are the ants. The question is, what are we busy about? —— 亨利・大衛・梭羅（Henry David Thoreau）

Activity ≠ Progress：忙碌不等於進展#

長年以來，作者每週都被工作拖著跑，週末追進度，週一又陷入相同循環。組織越大，要他時間的人越多，自己的優先事項被擠到邊。

• 智慧型手機變成 24/7 的鎖鏈，任何人隨時可以聯絡到他
• LinkedIn、行事曆 App、視訊工具讓「冷邀約」與「過長會議」泛濫
• 每天承諾「今天會更專注」，結果緊急事件還是不停爆出，「Got a minute?」成為他害怕的開場白

迪士尼前 COO Tom Staggs 一語點醒他：「只要你讓別人決定你的議程，你就沒有勝算。」

100 年來工業工程滲透了職場各角落，唯獨管理者本身的時間沒被認真對待。我們可以透過幾個簡單技巧，每天創造出大約兩個小時的可用時間。

先創造「數量」（Quantity）#

壓縮會議時間：20／40 分鐘#

• 4,000 年前的巴比倫人把一日分成可被 12 整除的單位（4 隻手指 × 3 個指節）——這就是為什麼全世界的會議預設 30／60 分鐘
• 主管把 72% 的工作時間花在會議上
• 把 1 小時會議改為 40 分鐘、半小時會議改為 20 分鐘
• 這個小調整每天替作者多出 70 分鐘——一週將近多出一個工作天

兩個沒料到的紅利：

• 非常規時段（例如結束於 10:20）暗示「有原因」，大家準時到、立刻進主題
• 五到十分鐘的拖延次數大幅減少——又額外省下每天約 20 分鐘

OHIO 原則：Only Handle It Once#

• 主管平均每件事只花 3 分鐘，每天接觸 12.2 個不同工作球，平均每 10 分鐘切換一次
• 神經科學稱之為任務切換（task switching）

實驗對比#

殘留效應（Residual Effect）#

• 大腦無法瞬間切換，需要認知暖機
• 上一個任務的注意力殘留會干擾下一個任務
• OHIO 就像距離只剩一半，速度卻加倍

為什麼我們忍不住切換#

• 認知像肌肉會疲勞，碰到稍難的工作就會找藉口休息
• 回 email、按核可、瞄一下文章——這是大腦版的「跳過最後 5 下伏地挺身」
• 但我們會騙自己「在工作」，不承認其實是在休息

解法：

• 設定里程碑（例如「先做 45 分鐘再休息」），就像規定伏地挺身次數
• 真休息時，做幾乎不需專注的事：閉眼 10 分鐘、散步、洗碗——比任務切換恢復得快、回到重要工作時更新鮮

學會說「不」#

作者朋友請他幫忙引介一位史丹佛同僚（知名 VC）。對方拒絕，作者起初不悅，後來才理解：

• 高績效領導者不覺得有義務回覆每封 LinkedIn、讀每篇被轉寄的文章、跟所有「想聊一下」的人吃早餐
• 若他每個請求都接受，自己重要的優先事項就無法推進

婉拒的變形#

• 不是 1 小時午餐，改 20 分鐘咖啡——對方拿到答案，你省下 40 分鐘
• 作者收到學生問題時，先寄背景文件，之後通話更短但更有價值
• 「No」不一定是完全拒絕，可以是降低對方的要求規模

說「不」會不舒服，有些人會被冒犯，但這不是讓出最稀缺資源的理由。

Lou Gerstner（IBM 前 CEO）：Never let anyone own your schedule.

然後創造「品質」（Quality）#

深度工作 vs. 淺層工作#

作者朋友 Katherine Gehl 賣掉家族企業（Gehl Foods，棒球場常見的奶酪沾醬）後，全力投入新書。她設定了 email 自動回覆：「我正在做一個重要專案，無法回覆 email。」

她推薦給作者 Cal Newport 的《Deep Work》。

為什麼深度工作不能塞縫#

• 中斷會增加注意力殘留（attention residue）
• 處理完一位重要客戶的抱怨後，那件事仍佔據你部分注意力
• 你的深度工作只獲得部分注意力，創意與速度都打折

淺層工作的虛假滿足感#

• 我們被淺層工作吸引，因為容易、即時有成就感
• 但若沒有護欄，淺層工作會吃掉深度工作的時間

一家軟體公司在週二、週四、週五禁止同事打擾工程師，讓他們有時間寫程式——生產力從 47% 提升到 65%。

認識你的時型（Chronotype）#

• 心理學術語，描述個人偏向的睡眠／清醒節奏
• 由生理節律、年齡、性別、基因影響
• 有人在早晨最有創意，有人在夜晚——對齊你的生理時鐘才能讓深度工作發揮最大效益
• 有科學問卷可幫你判定自己的時型

範例做法#

• 若你下午會耗盡——早上排深度工作，下午處理行政
• 作者本人：早上深度工作（助理盡量不在這時排會議），下午做不太需創意的工作
• 不要把最佳的生理節律能量花在繳信用卡帳單

控管你的環境#

作者愛在睡前吃 Milk Duds 巧克力——咖啡因與糖讓他睡不好。承諾節制屢屢失敗，直到他把整盒丟掉並請太太不要再買。兩年沒再吃過。

B.J. Fogg（史丹佛行為設計實驗室主任，《Tiny Habits》作者）的話：

There’s just one way to radically change your behavior: radically change your environment.

工作上的應用#

• 作者深度工作時段不在自己的辦公桌坐——換到不會被打斷的地方
• 把手機留在別處
• 若不控管環境，誘惑會持續啃食時間

自律無法戰勝大腦結構。真正能改變行為的只有徹底改變環境。

把這些習慣傳染給整個團隊#

幾乎所有公司都對傳統資產設限，卻很少對主管的時間設標準。

• 當你成為自己時間的偏執守護者，把這些習慣推給整個團隊
• 想像團隊每人每天多 70 分鐘、整團隊都有不被打斷的深度工作時段
• 因為是團隊一致實施，沒人會在你 5 秒內未回 email、會議只排 20 分鐘、或婉拒「Got a minute?」時被冒犯
• 當沒有人在晚餐時看 email，整個組織都享受到複利效益——隔天回到工作時更休息、更新鮮

行事曆守護實作清單#

1. 創造數量：
   • 把會議壓縮為 20／40 分鐘，每週省 6 小時
   • OHIO：解決任務切換與殘留效應
   • 學會說「不」——也包括「降低對方要求」
2. 把任務分成 Newport 的深度／淺層兩類，依此規劃一日
3. 創造品質：
   • 創造不被打斷的時段
   • 認識自己的時型
   • 控管環境
4. 數量與品質互相放大：品質提升，數量也跟著擴張