Email 是最古老的萬丈深淵之一。自從 1990 年代網路普及以來,「收件匣歸零」就成了一種執念。效率大師 David Allen 和 Merlin Mann 都在推廣收件匣管理技術——Jake 甚至在 Google 內部開過一堂 email 管理課。
問題在於,email 的本質是一個永遠無法完成的待辦清單——而且任何人都可以往裡面塞東西。你越快回覆,別人就越快回信;你越常查看,就越被綁在上面。這是一個惡性循環。
2014 年英屬哥倫比亞大學的研究發現,限制查看 email 次數的受試者,壓力顯著降低,而且處理 email 的速度反而快了 20%。少查信確實能生出時間。
話雖如此,重設 email 習慣說比做容易。幸好,身為兩個「復原中的 email 成癮者」,作者有好幾個策略可以幫你改變跟收件匣的關係:
| # | 策略 | 說明 |
|---|---|---|
| 1 | 把 email 留待最後處理 | 用最佳狀態做精華,把低能量留給 email |
| 2 | 給 email 排程 | 在行事曆上建立固定的 email 時段 |
| 3 | 一星期清空一次收件匣 | 把「歸零」從每日目標改為每週目標 |
| 4 | 假裝訊息是信 | 用蝸牛郵件的心態看待 email |
| 5 | 慢點回應 | 從「越快越好」轉變為「能拖多慢就多慢」 |
| 6 | 重設期望 | 主動告知別人你的回覆節奏 |
| 7 | 設定「只寄不收」的 email | 保留寄信功能,屏蔽收信干擾 |
| 8 | 度假請離線 | 休假時真正斷開連線 |
| 9 | 把自己鎖在外面 | 用軟體強制執行 email 排程 |