時間分區管理#
如果你不掌控你的一天，你的一天就會掌控你。你是否曾在晚上九點坐在那裡，工作了 14 個小時，然後問自己：「我今天到底完成了什麼有價值的事？」
你無法管理時間，你只能管理你的生活。所以與其說「時間管理」，不如稱之為**「生活分區管理」**（Life Compartmentalisation）。掌控你所擁有的時間，你就能掌控你的人生。
行事曆管理八大法則#
1. 砍掉重來#
行事曆使用 12 個月後，通常會變得像倫敦地鐵圖一樣混亂。至少每年一次（建議在八月或十二月），全面清理你的行事曆：
- 檢查所有重複的約會
- 刪除所有舊的或不相關的項目
- 清理所有裝置上的資料
2. 與重要的人同步行事曆#
確保你的行事曆能在家裡、工作地點、手機和筆電上存取。讓相關的人（PA、合作夥伴、主要管理者、伴侶）都能看到和存取你的行事曆。
一旦你的行事曆同步且對正確的人可見，他們就不會重複預約你的時間。他們會學會你的習慣和行為模式，無意識地知道什麼時候不該打擾你。
3. 在所有裝置上同步#
確保你的行事曆在手機、筆電、家用電腦、工作電腦和平板上都能輕鬆存取。
4. 優先預訂最重要的時間（至少提前一年）#
這可能是行事曆管理中最重要的部分。所有 V.V.K.I.K 功能應該被最先預訂，包括家庭和社交時間。這些應該是高度槓桿化的活動，或你最熱愛做的事：
- 假期（能否將度假與志業合併？）
- 與愛人的約會之夜
- 旅行與遠足、學校活動
- 願景、策略與規劃時間
- 健康、健身、運動或重要嗜好
- 與關鍵團隊成員的會議
- 高 KRA 功能
- 槓桿與外包給他人
- 培訓與系統建立
- KPI 與檢視
如果這些沒有被提前至少一年預訂好，時間、空間和生活就會自行填滿。你將沒有時間做真正重要的事，感到不堪重負、困惑和沮喪。
5. 在你最有生產力的時間安排最重要的工作#
將生活槓桿哲學加入時間分區管理：觀察你每天的精力與生產力週期。
- 你什麼時候最有生產力、最有創造力？
- 什麼時候精力低落適合做行政工作？
- 保持兩週的工作與精力日誌，你會獲得驚人的洞察
將所有高 KRA 功能安排在你處於心流狀態的時間。將行政和不重要/不緊急的任務放在你精力低落的時間。讓你的行事曆與你的每日精力週期對齊。
6. 使用重複與邀請功能#
行事曆的重複功能能避免許多遺漏和疏忽，讓重要功能保持常青。邀請所有相關的「需要知道」的人進入行事曆項目。
7. 在備註欄放入足夠的細節與議程#
「會議」本身不足以作為一個行事曆項目。要求明確的會議目的、預期結果和具體議程。
8. 每年更新你的行事曆#
每 6 或 12 個月進行一次檢視和清理，確保最大化 V.V.K.I.K 的槓桿效果。
當下專注的技巧#
立刻開始#
不要拖延、不要找藉口。開始行動。先做到再說，之後再完善。
一次一件事：F.O.C.U.S#
F.O.C.U.S = Follow One Course Until Successful
- 專注 30 到 90 分鐘在單一 KRA 或 IGT 上
- 不要每隔幾分鐘就跳到另一個任務
- 就像汽車引擎需要暖機，你也需要進入心流狀態後才能達到最高效率
阻斷干擾與時間消耗#
- 專注在你的 V.V.K.I.K 上，你會直覺地知道什麼該做、什麼該放下
- 將自己與干擾隔離，讓干擾為零
- 戴上大耳機，讓人們無法打斷你
主要的時間消耗：電子郵件（40%）、社群媒體（30%）、漫無目的上網（5%）、手機通知（15%）、隨機雜務（5%）。
永遠不要在 KRA 或 IGT 的時間接聽電話。如果真的很緊急，他們會找到方法聯繫你。關掉所有的叮咚聲和通知——生產力發生在叮咚聲不響的時候！