多數會議的問題#

引經濟學家加爾布雷斯（John Kenneth Galbraith）：

「當你不想做任何事，會議就不可或缺。」

馬克斯威爾笑稱：多數會議的生產力大概等於熊貓在動物園交配——期待很高，結果令人失望。曾有公司在會議室掛上勵志標語：

• 「智力無法替代資訊」
• 「熱情無法替代能力」
• 「願意無法替代經驗」

幾天後標語被人加了一句而被緊急撤下：

「會議無法替代進步」（A meeting is no substitute for progress）

馬克斯威爾年輕時也吃過虧——首次主持董事會，他帶著計劃進場，93 秒後真正的領導者就接管了整場會議。

引哈瑞．查普曼（Harry Chapman）的會議「生存規則」：

• 永遠別準時到——準時等於新手
• 會議結束前什麼都別說——這讓你顯得有智慧
• 盡可能含糊——避免激怒他人
• 有疑慮時，建議成立小組委員會
• 第一個提議散會——這會讓你受歡迎，因為大家都在等

一個導師的關鍵建議#

馬克斯威爾向他的導師奧蘭．韓德利（Olan Hendrix）求助。韓德利說會議失敗通常有兩個原因：

1. 領導者沒有清楚的議程
2. 與會者各有自己的議程

結論——「沒有人喜歡驚喜，除非那是他自己的生日。」

馬克斯威爾問：「那該怎麼做？」

韓德利答得簡單：

「開會前會（Have the meeting before the meeting）。」

要找出每場會議裡的關鍵人物，會前先單獨或小組與他們對齊；如此正式會議才能順暢。多數人誤把會議當「省時間」——一次傳達訊息給所有人。錯——會議是用來把事情完成。要做到，往往需要先開「會前會」幫人準備好。

為什麼要開會前會#

1. 取得認同（Buy-In）#

「人對自己『不熟悉』的事多半態度負面」（Most people are down on what they’re not up on）。

意外資訊會引發負面第一反應，而最有發言權的人若先反彈，整群人都會跟著反彈，會議偏軌或卡住。所以先讓最有影響力的人提早認同。

2. 幫人取得「對的視角」#

人看見的，取決於他坐在哪裡（What people see is determined by where they sit）。

部屬天生用自己的視角看事，不是你的視角。要讓他們看見你看見的，需要時間與刻意。走捷徑、用位階逼人接受，永遠走不遠。先把視角給有影響力的人，他們會幫你傳給其他人。

3. 增加你的影響力#

領導力就是影響力，不多也不少。

怎麼贏得影響力？投資他人。怎麼投資？從給時間開始。

如果你只在會議上跟某人見面，又只在那時要他照你議程辦事，他不會覺得自己被看重——你也不會建立任何影響力。

4. 建立信任#

領導者最難的責任之一是當「改變的代理人」。改變需要信任。會前會給你機會：回答問題、分享動機、處理在公開場合不便細談的細節，並且為對方量身打造訊息。

5. 避免被打個措手不及#

即使是好的領導者也可能漏看某些事。會前會中，對方常會給你關鍵資訊或洞見，讓你避免犯下大錯。

會議的三段式議程#

韓德利建議馬克斯威爾把每場會議的議程分三段：

• 資訊事項（Information Items）：傳達上次會議以來的進展，不需討論
• 研究事項（Study Items）：開放公開誠實討論——但這時不投票、不決定。討論結束後決定要不要在下次會議成為「行動事項」
• 行動事項（Action Items）：需要決定的事項。只有曾在前一次會議中作為「研究事項」討論過的，才能成為行動事項

這個系統的妙處：每次會議自然地為下一次會議鋪好路。

馬克斯威爾的見證：8 年的每月會前會#

1972 年馬克斯威爾接任俄亥俄州蘭開斯特 Faith Memorial Church 的主任牧師，前任牧師因與董事會主席 Jim 關係惡劣而辭職。

馬克斯威爾上任第一天就主動約 Jim，坦白告訴他：

「不會有秘密、不會有驚喜。任何要進董事會的事，我會先讓你知道。」

接下來 8 年，馬克斯威爾每個月與 Jim 開會前會，徹底討論到雙方對行動方案達成共識，再帶進董事會。

這份信任成為他領導成功的關鍵。

該找誰開會前會？#

馬克斯威爾長期帶領志工——志工願意才會跟，沒有「薪水或炒魷魚」可以倚仗。所以他不斷在「建立共識」上努力。當他要做重大改變時，他會開多層級會前會：

• 先和關鍵影響者（如 Jim）開會前會
• 然後開董事會
• 接著與最高層領導者開會前會（一兩位關鍵人，分開或一起）
• 然後開高層領導者會議
• 接著與「組織內最有影響力的 20% 人」（推動者與意見領袖）開會
• 最後才召開全組織大會

引韋恩．史密特（Wayne Schmidt）：「好的計畫，永遠比好的反應便宜。」

計劃越大，所需的「跑道」越長——啟動大想法或重大改變需要時間。

三條實用建議#

• 不能開會前會，就不要開那場會議
• 開了會前會但不順利，就不要開那場會議
• 開了會前會而且順利，那就去開那場會議

馬克斯威爾帶領志工 26 年中，所有重大決策都需要全會眾投票通過（包括一筆 3500 萬美元的搬遷案）。在那麼多年裡，他經手的「最差票數」是 83% 通過——這在教會界是極佳成績。原因？年輕時聽進了韓德利的話，並把「會前會」變成持續的習慣。

領導者永遠不必從「好的開始」中復原。

A leader never has to recover from a good start.

應用練習#

• 你的會議有結構嗎？
  • 用三段式：資訊事項、研究事項、行動事項
• 你有與關鍵影響者連結嗎？
  • 每場關鍵會議裡，最有影響力的人是誰？
  • 你跟他在會議外有時間嗎？
  • 直接約：「能聊聊嗎？我有幾個想法想跟你討論。」
• 你下一次重大改變的計畫？
  • 按影響力分層開會前會：
    • 先找會影響「高層位置」的關鍵人
    • 再找高層位置領導者
    • 再找組織內最有影響力的 20%
    • 最後才召開全組織會議
  • 沒準備好開不到，就不要前進