針對課題排定優先順序,並限縮範圍#
當企業覺得問題無法靠一己之力解決、或經營者說「缺失相繼發生,雖不確定問題何在,但想改善公司」時,就是管理顧問登場之際。
優秀的顧問不會想一舉解決所有問題,而是聚焦一個課題,全力解決:
- 企業問題不計其數,沒有時間、也沒有足夠人力一次全解。
- 工作有截止期限、工時有限,必須從眾多問題中抉擇、交出成果。
- 解決後能彰顯成效的問題,才是好的問題(如朱利安尼的案例)。
多數企業對期限與工時的認知相當曖昧,於是想解決眼前所有問題、或挑戰超出能力的大問題,結果所有問題都做一半,不上不下地擱置。
因此要替每個問題排優先順序,鎖定一兩個之後再力求破解。最困難的是設定「最該優先解決的問題」,也就是論點——沒有人會告訴你「這就是論點」,必須自己思考並判斷「這真的是眼前第一優先嗎?有沒有更重要的問題?」
只會分析、解決被指派問題的人,稱不上獨當一面的顧問;一流顧問善於發現「論點究竟是什麼」。
論點思考的四個步驟#
- 步驟一:篩選可能的論點(詳見第二章)
- 步驟二:限縮論點(詳見第三章)
- 步驟三:確定論點(詳見第四章)
- 步驟四:由全貌掌握論點(詳見第四章)
這四步不必全部執行,也不必嚴格按順序進行,而是視時間與情況運用必要的幾步,且順序上會反覆來回。有時刻意執行,有時則在不知不覺中完成。
其中:
- 步驟一~三主要屬於「設定論點」。
- 步驟四主要屬於「整理論點、確認論點」。
設定論點 vs. 整理論點#
- 設定論點:定義「大論點」。大論點是達成目標的最上層論點,也是策略思考的出發點——把業主(社長、主管,有時是自己)想解決的困擾,「翻譯」成自己能理解的試題與任務。
- 整理、確認論點:針對大論點,把「該深入挖掘的脈絡與單位」因數分解為中論點、小論點,再結構化。透過橫向的因數分解與縱向的上下關係,建立假說並逐步驗證、反證,定義出全貌。這個縱橫交織的整體結構,稱為「議題樹」(issue tree,亦稱邏輯樹)。
其中設定論點才是論點思考的核心——也就是發現什麼是第一優先的問題。
步驟一不可省略:先列出可能的論點#
設定論點時,「篩選可能的論點」絕不可省略:要探究「真正的論點為何」,首先得列舉出可能的論點,這是論點思考的出發點。
顧客提出的問題、主管指派的課題,有時就是論點——但抱著「這種事天底下難得一見」的態度,對它心存懷疑,往往能更快找到解答。
解題速度快的人,隨時都在想「真正該解決的問題是什麼」,更具體地說是反覆自問:
- 問題究竟是什麼?
- 這個問題可破解嗎?
- 破解之後有什麼好處?
接著從所有可能的論點中「預測」何者為真、「思索脈絡好壞」,再直接詢問客戶或主管「這真能解決問題嗎?」、進行訪談、參照自己腦中的資料庫(本書稱為「抽屜」)逐步補強。做到這點,即使還沒想到任何解法,問題解決也已完成約九成。
老手與新手的差別#
- 步驟二(限縮)與步驟三(確定)經常反覆來回,有時一限縮論點就自動確定;若預測後覺得格格不入,也會再試探對方真正意圖、重新確認。
- 不習慣論點設定的人,常一下子就跳到「訪談客戶、上司」,再急著把聽來的內容「結構化」,毫不懷疑地把被指派的課題當成論點,結果往往做不出讓對方滿意的方案而失敗。
老手思考「真正的論點究竟是什麼」;新手只是反覆地輸入(input)與結構化——這就是兩者最大的差別。