會議的問題:大家都在裝專注#

今日的會議裡,常常擠滿一群人——他們勉強撐著注意力,還趁機互傳 Email 抱怨自己有多無聊。問題的一部分是:有人召開會議,只是為了避免自己動腦解決問題。對某些人來說,跟同事「聊一聊」感覺比獨自把事想清楚更舒服。協作當然有它的位置,但會議不該是人們躲避「思考這件辛苦事」的避風港。

那麼,要怎麼讓會議更有價值?

提高召開會議的門檻#

大多數會議的主要目的應該是「達成共識作出決定」,而不是讓召集人有機會把自己的想法迴音放大。要避免多餘會議,最簡單的辦法是要求召集人做兩件事:

• 議程(agenda):必須事先傳閱,寫清楚要討論什麼問題。沒有議程,就不開會。
• 書面摘要(brief / digest):召集人必須先給出他自己對這個問題的最佳解法——只需要一兩頁,寫清楚問題、推理、建議。

這兩步要求事先多花一點力氣,但這正是重點:多一點門檻,既能透過更快得到答案省下大家時間,也能淘汰掉那些不夠重要、不值得開會的場合。

那分享集體智慧、腦力激盪呢?那是好事,但不適合超過兩人的會議。除非是緊急狀況或開放式員工心聲時段(後續 Part 5 會討論),不同視角應該透過 Email 給負責的「利害關係人」(stakeholder)。腦力激盪也應該在會前進行,最好是個人或極小群組。作者尼爾・艾歐(Nir Eyal)在史丹佛設計學院授課時看過很多次:先個人腦力激盪、再湊在一起的團隊,不只想法更多,解法的多樣性也更高,因為他們較不會被聲量大、主導性強的成員淹沒。

如果會還是要開,沿用上一章群組聊天的「同步溝通」原則——挑剔參與者、進去就趕快出來,不論線上線下都適用。

把螢幕請出會議室#

開會時人們在裝置上忙來忙去,而不是真正在場。研究顯示,我們的大腦在不專心時根本吸不進資訊。看著別人滑手機,還會引發一場「假性生產力」的軍備競賽和偏執——「他在工作我沒在工作」這種感覺會推升壓力,腦袋裡又惦記著自己塞滿的收件匣,於是會議的效果繼續惡化:你不參與,讓會議更不重要、更無聊;會議越糟,大家越想滑手機,惡性循環。

作者主持過無數工作坊,觀察到允許用手機的會議和「無裝置會議」之間,差距非常明顯——沒有螢幕的會議,討論更投入、結果更好。

如果我們要花時間開會,就必須確保自己「人在心在」,身體與心智都在場。

具體做法:

• 每個會議室都設一個充電站,但放在伸手拿不到的位置。會前大家陸續進場時,鼓勵他們把手機靜音、把裝置插上充電,讓會議在無干擾下進行。
• 會議裡真正需要的,常常只是紙、筆、便利貼。
• 若要簡報,就指派一位團隊成員從他的電腦放,或在會議室固定一台簡報專用筆電。其他人若想拿手機或筆電出來,你和同事就用「不認同的眼神」回應他。

有些人聽到「無裝置會議」會緊張:「我需要筆電做筆記、查檔案。」誠實地問:我們真正用裝置在會議裡做什麼?——多半是為了「人在心不在」。手機、平板、筆電在會議裡常常不是用來提升生產力,而是給我們一個心理逃生口。會議可能緊張、尷尬、極度無聊,裝置成了管理「不舒服的內在觸發」(internal triggers)的工具。

把會議從糟糕變不那麼糟#

把以下三件事合起來,會議就會好很多:

• 提高召開門檻,減少不必要的會議(議程 + 書面摘要)
• 遵守同步溝通的良好規則(挑人、快進快出)
• 確保人們真正參與,而不是滑裝置

現代職場充滿潛在的分心源,但管理它們是我們自己的責任——不斷嘗試新方法,讓自己更專注。挑這個 Part 學到的幾個戰術試試,問問幾位同事願不願意一起試。反擊外部觸發,不論在辦公室或在裝置上,都是治分心的有效藥方,能幫助我們工作得更好、活得更好。

重點整理#

• 提高召開會議的難度。要召開會議,召集人必須事先傳閱議程與書面摘要。
• 會議是為了達成共識。除少數例外,創意性問題解決應在會議前個人或極小群組完成。
• 全神貫注地在場。人們在會議中用裝置是為了逃避無聊,結果讓會議更糟。
• 一場會議只配一台筆電。每個人都拿著裝置會妨礙會議目的;只留一台用來簡報與記錄,其他裝置請留在門外。