群聊像一場沒有議程的整日會議#

Basecamp 創辦人 Jason Fried 說:群組聊天(group chat)「就像你被丟進一場整天的會議,參加者隨機、又沒有議程。」這話特別值得注意,因為他自己的公司就做了一款熱門的群聊應用程式。但 Fried 也清楚,他的客戶不能因此燒壞,所以他無論用 Basecamp、Slack、WhatsApp 還是其他服務,都建議團隊節制使用。

「我們學到的是:群聊只在少數特定情境下用,才合理。把它當成組織內溝通的『主要、預設』方法,就很不合理。可以是一片,不能是整塊派……當公司開始大多數時候只用『一行一行』思考,各種糟糕的事終究會發生。」

Fried 認為工具會改變我們的工作感受:「焦躁、疲憊、焦慮?還是冷靜、從容、有條理?這些不只是心境,而是工具與工具鼓勵的行為造成的狀態。」即時性是群聊的特色,但他主張——「『現在就要』應該是例外,不是常態」。

以下是有效管理群聊的四個基本規則。

規則一:像三溫暖一樣使用#

待一會就出來——待太久不健康。

群聊跟其他「同步溝通」(synchronous communication)管道一樣使用即可。我們不會讓電話會議開一整天,群聊也不該如此。Fried 建議「把它當三溫暖,進去待一會,然後就出來」。

也可以反過來用——在群聊上排一場團隊會議,讓所有人同時上線,反而能取代不少實體會議。

很諷刺,連群聊公司執行長都建議節制使用,但許多組織仍鼓勵員工整天「泡」在群聊三溫暖裡。這是一種腐蝕性的慣例,個人很難單方面改變;失能的公司文化會在後面章節進一步討論。

規則二:排進行事曆#

群聊裡常見的單行留言、GIF、emoji 構成持續不斷的外在觸發(external triggers),把人從牽引(traction)裡拉走。反擊方式:像對待時間箱(timebox)裡的其他任務一樣,排定一段時間集中處理群聊。

讓同事知道你預期不在線的時段,並向他們保證稍後會在指定時段加入討論。這樣你在做專注工作時打開「勿擾模式」(Do Not Disturb),就不必有罪惡感。

規則三:挑剔參與者#

不要把所有人都拉進來。聊天室越小,聊得越好。

Fried 沿用電話會議的比喻:「三人電話會議完美;六七人就混亂、效率超低。群聊也一樣。當你只需要幾個人時,別把整支隊伍叫過來。」關鍵是確保每個在場者都能從對話中獲得價值,也能貢獻價值。

規則四:選對情境用#

涉及敏感議題時,最好別用群聊。

語氣、神情、肢體語言這些非語言訊號,在重要對話中提供關鍵脈絡——群聊看不到這些。Fried 建議:「聊天適合處理快速、短暫的事;重要話題需要時間、牽引,以及與其他閒聊隔離開來。」

問題是,有些人喜歡在群聊裡「想出聲音來」,用一行一行的短句解釋論點和構想。這通常行不通——很難在即時訊息裡跟上別人的思路,旁邊還夾雜著表情符號和其他干擾。比較好的方式是:請對方先把想法整理成文件,寫完再分享。

群聊只是另一種管道#

群聊跟 Email、簡訊一樣,是一種溝通管道。用對了好處很多,用錯了就成了一波又一波無用的外在觸發。秘訣回到那個關鍵問題:

這些觸發是在服務我,還是我在服務它們?

讓群聊在能幫你獲得牽引的地方發揮作用,把那些只會把人拉走分心的訊號清掉。

重點整理#

• 即時溝通管道要節制使用。溝通的時間,不該以犧牲專注的時間為代價。
• 公司文化很重要。改變群聊習慣,常常牽涉到挑戰公司常規,本書 Part 5 會討論。
• 不同管道有不同用途。別把所有工具都當成「永遠在線」的頻道,而是用最適合任務的那個。
• 進去就趕快出來。群聊很適合取代實體會議,但若變成整天的活動就糟了。