反擊 Email

Email 是現代上班族的詛咒#

簡單算一下:平均每位辦公室白領每天收 100 封 Email,每封花 2 分鐘——就是 3 小時 20 分。如果一天工作 8 小時、扣掉 1 小時午餐,Email 幾乎吃掉半個工作日。

而且這還是保守估計。《International Journal of Information Management》研究發現,辦公室工作者每次看完 Email 之後,平均要 64 秒才能回到原本的工作。一天看幾十次,加總起來相當可觀。

更糟的是,《哈佛商業評論》研究指出,主管花在 Email 上的時間中——

換句話說,大約一半的 Email 時間,效用大概等於數天花板的裂縫。

Email 也許是史上最讓人成癮的產品,原因有三:

變動獎勵(variable reward):心理學家 B.F. Skinner 發現,鴿子在「不固定」獎勵時間表下,會更頻繁地啄槓桿。Email 也一樣——好消息壞消息、緊急閒事、親人陌生人混在一起,「下一封會是什麼?」的不確定感不斷拉著我們去刷新。
回報的衝動(reciprocity):有人打招呼、伸手,我們就有強烈衝動回應——不回會違反社交規範、令人感到冷漠。線上版本的這份衝動,讓我們忍不住立刻回信。
沒得不用:Email 是大多數人的工作命脈,放棄就等於放棄飯碗。

好消息是:這個問題可以管理。讓我們聚焦在最高效的方法上。

每天花在 Email 的時間 T,等於收件數量 n 乘以平均處理時間 t:

T = n × t

作者尼爾・艾歐(Nir Eyal)用「TNT」記住這個炸彈——它能炸掉任何規劃好的一天。要降低 T,得同時減少 n 和 t。

由於回報的衝動,你每寄一封,對方很可能立刻回——形成無止盡的迴圈。

想收到比較少的 Email,就要先寄比較少的 Email。

作者每天收到大量讀者來信討論他的書與文章。如果每封都回,他什麼事都別做了。所以他開了「辦公時間」(office hours)——讀者可以在他的網站上預約 15 分鐘時段。

下次你收到非急迫的問題,可以這樣回:

我把週二、週四下午 4:00 到 5:00 留出來了。如果到時候這還是個問題,過來我們聊聊。

你會驚訝地發現:當你給問題一點時間「呼吸」,有多少事情會變得不再相關。

請對方等一下,等於給對方時間自己想出答案,或讓問題在其他優先事項下自然消失。即使對方真的需要討論,複雜的話題本來就不適合 Email,當面或電話講還更不會誤會。

誰規定 Email 寫完就要立刻寄?Microsoft Office、給 Gmail 用的 Mixmax 等工具都能讓你排程延後寄出。每次回信前,作者都會問:「對方最晚什麼時候需要看到這封?」

延後寄出的好處:

每天會被垃圾信、行銷信、電子報轟炸。處理方式:

是你自己訂的電子報但已經沒興趣?直接按「取消訂閱」(Unsubscribe)。電子報作者(包括尼爾・艾歐自己)其實希望你取消——他們按地址數量付費給寄信服務,不想浪費名額。
取消訂閱按鈕找不到、或對方根本不理你?可以送進「黑洞」。作者用 SaneBox——一鍵把那位寄件人送到 Sane-BlackHole 資料夾,從此不再收到。

越來越多證據顯示,批次處理 Email 比一整天斷斷續續查信效率更高、壓力更小——大腦切換任務需要時間。當然,你還是需要時不時看一眼,確保沒有真正緊急的事。

真正的問題不是檢查 Email,而是「強迫性地反覆檢查」。

典型的浪費場景:

從時間管理角度看,Email 最重要的不是「內容」,而是「多急」。我們之所以重複讀同一封,是因為忘了什麼時候要回。

解法很簡單:每封 Email 只碰兩次。

第一次打開時,在關掉之前回答這個問題:這封什麼時候要回?

注意:不是按主題分類,只按何時要回分類。這樣一來,你知道自己會在排好的時段處理它,腦袋就不會被它佔住。

作者的做法:

為什麼不一收到就立刻回兩分鐘?因為一天上百封信,每封 2 分鐘很快累積成 10、15、60 分鐘——你的一整天就在狂回信中過去,沒辦法做真正想完成的事。

拆解問題。Email 時間 T = n × t——收件數量乘以每封花的時間。
減少 n。開辦公時間、延後寄出、清掉垃圾來源,讓進來的訊息變少。
減少 t。依「何時需要回」標記每封信,在事先排好的時間箱集中處理。