首先,要確定訪談目的#
訪談是建立假說的好方法。著手前務必先確認目的,通常有三種:
- 目的 1:了解行業、業務——對客戶的業務或所屬行業缺乏了解,諮詢便無從開始;向實務人士取得第一手資料,比看書更易掌握現況
- 目的 2:發現問題、釐清問題——若不知問題為何,重點就在透過訪談發現並釐清
- 目的 3:建立假說、檢驗假說——問題已釐清後,針對原因與解決之道建立好假說,或檢驗其正確性
實地訪談猶如一座寶山#
到第一線(公司內部、客戶、交易對象)進行訪談,稱為實地訪談。
透過實地訪談掌握第一線的實際狀況,是發現並有效解決問題的基礎。坐困辦公室苦思時,不如到現場走一趟。
關鍵在於能否打破沙鍋問到底#
問題務必一層層向下挖。以受訪者說「本公司 A 商品市占率很高」為例:
- 不要只回應「這樣啊」並記下「A 商品市占率高」
- 追問:「為什麼 A 商品市占率這麼高?」
- 對方答「商品力強大」,再追問:「強項是什麼?」
- 當對答如流的受訪者開始沉默思考,就表示訪談已開始深入
- 直到問出對方心中認定的「商品力關鍵」(如多功能性、設計),才算追根究柢
訪談的重點是讓對方吐露真言,必要時得使出冷不防的招數、直搗核心,讓對方一時語塞。例如對認為「滯銷是廣告不彰、業務怠惰」的負責人說:「滯銷的原因恐怕出在商品力不足吧?您有什麼看法?」
但直球詢問須拿捏分寸:
- 不可傷害對方自尊心,切忌「您的做法有誤,讓我來教您」這類說法
- 最好讓對方自行察覺、發現原先想法可能是一廂情願
- 只要心存敬意,態度與問法自然得宜;直搗核心也有助對方發現問題本質
問題進化,假說也跟著進化#
依部門別(A、B、C 事業部)訪談時,生手常從頭到尾用同一套問題,得到的答案也大同小異。高手則不同:
- 與 A 事業部訪談後,「答案可想而知」的問題就不再問 B、C
- 訪談 A 時覺得「應再追根究柢」的問題,對 B、C 提出追加詢問
- 若 B 又得到不同結果,再準備有別於 A、B 的問題詢問 C
每完成一件訪談,就將結果反芻、對照目的、調整內容,再進行下一回合——好的訪談要做到讓問題不斷升級。過程中也不必死守原訂的問題順序,應視對方回應臨機應變;適時提出自己的假說,也能讓假說得到驗證與進化。
務必撰寫訪談備忘錄#
訪談備忘錄有三個目的,記錄時各有要點:
目的 1:幫助自己釐清頭緒
- 訪談時多按時間先後記錄,但對方回答常跳來跳去,難成體系
- 須將備忘錄架構化:依「問題現象 / 發生原因 / 可能解決方案」或依「業務 / 開發 / 人事」職務別整理,做到一目瞭然
- 若有假說的驗證結果也應一併記下(如假說被認同、拒絕,或大致接受但有疑點)
目的 2:方便與人分享訪談所得
- 須區分主觀與客觀:自己的想法見解屬主觀,受訪者陳述屬客觀,兩者明確分開
目的 3:方便做為簡報資料的依據
引用訪談備忘錄時務必「量化」。對方說「營收上揚」「市占率提高」時,要追問上升幾個百分點、增加多少金額。少了量化,「增加一%」和「增加五 ○%」有如天壤之別,記下「營業額增加」根本稱不上有用的備忘錄。
學會這些方法,能問出對方的內心話、發掘事實,為建立假說打下扎實基礎。