「在我們日常生活中唯一確定的就是變化，而變化的速度越來越快，像是一場科技蛙跳遊戲，速度幫助人們覺得自己跟上了時代。」——Gail Sheehy

傳真機（fax，facsimile machine 的縮寫）已成為許多個人和企業不可或缺的工具，將通訊的「回應時間」從數天縮短到數分鐘。它掃描文字和圖形，將其轉換為可透過電話線發送的信號，並在另一端的機器上還原。傳真的優點是速度而非外觀——傳真紙的印刷品質可能模糊或褪色，取決於原始文件和傳輸機器的品質。

適用場景#

• 與海外通訊
• 對方難以電話聯繫
• 速度是首要考量
• 文件外觀不是重要因素
• 對方要求你傳真

如何表達#

• 先判斷傳真是否為最適合的方式。若雙方都同意需要快速傳輸資料或資訊，傳真是最佳選擇
• 像寫任何其他信件一樣認真撰寫，就像你要把信放進信封、寄出去一樣
• 在封面頁或傳真首頁包含：收件人的姓名、部門、傳真號碼；你的姓名和聯絡方式（傳真號碼、電子郵件、公司名稱和地址、電話號碼）；傳真的總頁數（含封面頁）

避免事項#

• 除非你很了解對方，否則不要用傳真發送感謝函——這樣做等於讓對方分擔你的感謝成本，而且也不太溫馨
• 不要用傳真發送機密或敏感資訊，除非你確定指定的收件人會親自接收。任何人都可能在傳真機列印時或等待被取走時閱讀你的信件。廣告上可能寫著「請傳真機密履歷」，但最好不要假設機密性是絕對的

寫作技巧#

• 手寫信件或筆記在傳真後效果不佳；打字印刷是常態
• 使用易讀的字體，最小 10 號字，12 號更佳
• 當傳真的文件很重要時，同時發送傳真（即時接收）並郵寄紙本（外觀較佳的原件）
• 發送前重新檢閱傳真內容——傳真可能構成具有法律約束力的文件
• 不要傳真已經被傳真過多次的文件——每次傳輸都會降低清晰度。要預覽對方收到的效果，可用傳真機的影印模式先看一下
• 傳真小字或密排文件時，將解析度調至 「superfine」，文件會更易讀，傳輸時間只會略增
• 注意傳真機會讀取所有內容——粗體字、邊框、圖示、標誌都會增加傳輸時間並消耗對方的墨水
• 如果你經常使用傳真，設計一款專用的傳真信頭紙，整合封面頁所需的資訊，省去封面頁的需要

特殊情境#

• 傳真對於與不同時區的人通訊非常實用。許多外國飯店現在例行要求以傳真進行預訂
• 傳真正被用於快速發送例行性資訊：接收／確認／變更訂單、發票、出貨資訊、規格、報價，以及合約或提案的修正。當傳真內容清晰可辨時，這已證明是既方便又具成本效益的做法
• 傳真使遠距商業交易成為可能——文件可以被傳送給對方簽名或蓋章後再傳回。雖然許多情況最終仍需要原件簽名，但傳真能讓交易及時進行
• 傳真未經請求的銷售信函不受歡迎。由於傳真費用由收件人承擔，未經請求的傳真廣告如同要人付費接收垃圾郵件
• 傳真履歷和求職信已漸被接受，在許多公司積極徵才的情況下是合適且可能必要的做法。但以目前的傳真技術，你的履歷在傳真後不會像郵寄原件那樣專業
• 任何人都可以發送和接收傳真——即使沒有自己的機器。可以到影印店付費使用傳真服務

傳真的核心考量：速度優先時用傳真，品質優先時寄原件。重要文件建議兩者兼用——傳真即時到達，紙本作為正式記錄。