「承認你沒有電子郵件地址，就像承認你還在聽八軌錄音帶一樣。」——Tom McNichol

電子郵件（E-mail）比電話更不具侵擾性，比寫信更簡單，已被數百萬人採用。電子郵件的標誌是其對話式語調——因為問答可以快速來回，它更像是對話而非獨白。寄件者隨手發出郵件，知道如果出錯或遺漏，幾秒鐘內就能再發一封。電子郵件跨越時區限制，不用擔心打擾對方作息，特別適合用於簡短訊息和那些不值得正式寫信的快速交流。

適用場景#

• 訊息簡短
• 內容非正式
• 需要發送給多人
• 具有時效性
• 事情緊急

如何表達#

• 發送前仔細檢查每一個電子郵件地址——系統絕對不會容錯，「差不多正確」是不行的
• 使用主旨行（Subject line）讓讀者立即知道郵件內容，例如「Re: Welcome back!」、「Subject: 募款會議」、「Subject: 新圖書館開放時間」
• 以「Hi」、「Hello」或對方姓名加逗號或破折號開頭。傳統信件的「Dear」在電子郵件中過於正式
• 簡潔陳述你的訊息（有人建議將郵件控制在一個螢幕畫面內）
• 如適當，說明你期望的具體行動（回電、參加會議等）。若郵件僅供參考，也請註明
• 以你的名字作結即可。正式結語（「Sincerely」、「Truly yours」）在電子郵件中不必要
• 在某些情況下，附上你的全名、職稱、電話號碼和電子郵件地址，方便郵件被轉發給需要聯繫你的第三方

避免事項#

• 不要以電子郵件發送重大消息（死訊、公司新任總裁、重病）
• 不要寫任何你不希望全世界知道的內容。電子郵件遠非私密，容易被轉發或誤送，絕非機密通訊的工具
• 不要發送緊急郵件，除非你知道對方正在等待或你先打電話通知——無法保證郵件會被立即閱讀
• 不要寫憤怒的電子郵件——衝動發出的怒火太容易事後後悔
• 不要使用全大寫字母，除非你想讓收件人認為你在大喊

寫作技巧#

• 每封郵件只討論一個主題
• 使用日常、非正式的語言。在信件中你可能寫「I will」，在電子郵件中寫「I’ll」即可
• 發送前檢查拼寫和標點——一旦送出就無法收回
• 使用副本（cc）功能時，注意對收件人可能產生的影響。電子郵件讓複製變得太容易，有時反而適得其反。當不損害原始收件人利益時，用密件副本（bcc）保護他人的隱私
• 某些格式選項（斜體、底線、外文重音符號）在電子郵件中可能無法顯示。要標示斜體，在文字前後加星號（如 *two*）
• 不要用瑣碎的郵件——笑話或無關緊要的想法——浪費他人的時間
• 轉發電子郵件前，先取得原始寄件者的同意，並刪除標頭和無關內容
• 不要將他人的電子郵件地址或你的密碼透露給不認識的人
• 在工作場合中，確認收到電子郵件。若無法立即回覆，先發一封簡短的確認信說明稍後會回覆

電子郵件的黃金法則：把它當作明信片而非密封信件——任何人都可能看到。保持簡短、非正式、一個主題，並在發送前三思。