「旅行就是當你再也無法承受更多時所做的事。」——Adeline Ainsworth

今日大多數旅行安排（機票、租車、飯店預訂；觀光、護照、健康資訊的索取；取消）都透過電話、電子郵件或網路完成。但偶爾，寫信或傳真仍是處理複雜安排、確認預訂、解決特殊問題或提出投訴的最佳選擇。旅遊業者寫給客戶的每一封信——即使只是對詢問的一句話回覆——都是一封銷售信和善意信，應該禮貌、正面且體面。

適用場景#

• 航空公司
• 巴士公司
• 營地／露營車設施
• 觀光局（convention and visitors bureaus）
• 郵輪公司
• 旅行社客戶
• 雇主（旅行費用報銷）
• 娛樂場所／遊樂園
• 親友
• 飯店／汽車旅館／民宿
• 國家公園
• 鐵路公司
• 度假村／水療中心
• 旅遊資訊中心
• 旅行社

如何表達#

• 以你的問題或事務開頭
• 包含具體細節：日期、住宿天數、人數、房間數、房型、附加設施（無障礙設施、游泳池、有線電視、娛樂設施）、車型、天數、取還車地點、確認號碼、信用卡號碼、你的地址和電話號碼、旅客姓名
• 提及隨信附上的訂金或優惠券
• 重複你在電話中被告知的條款或資訊
• 要求一個確認號碼
• 以禮貌用語結尾

避免事項#

• 不要透露不必要的個人資訊
• 除非你很了解對方公司，否則不要在信中寫上信用卡號碼
• 不要假設任何事情。不確定細節時就提問

寫作技巧#

• 除了標準禮貌用語（「感謝您的協助」）之外，旅行安排的信件應力求簡短

• 將每一項資訊分行列出，使內容清晰易讀：

  小型車 / 手排 / 空調 / 3 天，5 月 11-14 日 / 取車：紐約 JFK / 還車：波士頓 Logan

• 向非美國的飯店或旅行社請求確認或回覆時，附上國際回郵券（International Reply Coupon, IRC）。若沒有 IRC，建議對方以電子郵件或傳真回覆

• 隨身攜帶所有預訂、確認信和電話安排記錄的副本

特殊情境#

• 預訂飯店或汽車旅館時，包含：團體人數、所需房間數、單人床或雙人床、到達和離開時間、所需的額外設施（嬰兒床、加床、禁菸房、連通房、泳池旁房間）。要求確認，並說明費用如何支付（個人帳戶、公司帳戶、信用卡），以及是否有折扣
• 取消旅行安排時，重複原始信件中的資訊。取消已成為一種禮貌——如果你忘記取消預訂，信用卡可能會被收取第一晚的費用
• 旅行時幾乎不可能不想到明信片。選擇有趣的卡片，寫些你在當地的愉快體驗（沒有人想聽你旅途中的麻煩事），分享有趣的事實或歷史花絮

旅行信件的關鍵：具體、分項、留副本。將每項安排細節分行列出，既方便對方處理，也方便自己日後核對。