「請接受我的辭呈。我不想屬於任何願意接受我為會員的俱樂部。」——Groucho Marx

在美國有超過兩萬個組織登記在冊，還有許多其他社團、協會和團體以較非正式的方式運作，為人們提供分享興趣、目標、專業資訊和休閒活動的管道。大多數社團或組織的通信內容簡短、例行且容易撰寫，但每一封公告、邀請或信件都代表該組織對其成員及公眾的形象，因此必須書寫準確、呈現得當。

適用場景#

• 公告：會議、變更、提醒（see also Announcements）
• 邀請：組織活動、演講邀約（see also Invitations）
• 會議：取消或變更
• 推薦新成員（see also References）
• 招募新成員
• 請求：會員資格、贊助、申請、志工、資訊、議程或會議記錄副本
• 辭職
• 歡迎新成員（see also Welcome）

如何表達#

• 宣布會議時，包含：組織全名、日期、時間、地點、進一步資訊的聯絡電話、至少一個讓人想參加的理由（名人演講、特別選舉、座談討論、簽書會）
• 邀請演講者時，包含：組織全名、聽眾人數估計、團體興趣的描述（以便演講者量身定制內容）、可用設備（投影機、麥克風）、交通指引或地圖、聯絡人姓名和電話
• 招募新成員時，以一份描述團體及其目標與活動的吸引人手冊為佳，搭配一封友善的附函，強調團體的優勢並說明為何該組織適合這位潛在成員

避免事項#

• 避免在書面上記錄任何負面內容。人際衝突、政策分歧、派系鬥爭固然能展現團體的活力與特色，但這些事情最好當面處理。將敏感問題寫入可能成為公開記錄的信件中是不明智的
• 避免使用居高臨下、由上而下的語言。今日大多數團體具有同事般的平等精神，即使有幹部或領導人，每個人都對組織有歸屬感

寫作技巧#

• 除非是小型的休閒社交團體，否則信件應保持正式、商務化且略帶禮貌的距離感。過度親密的信件對某些人而言可能令人不適，而保持適度距離的信件雖然較不溫暖，但絕不會冒犯人
• 正確拼寫成員姓名。郵寄標籤上名字被亂改已是常態，但沒有人喜歡從自己的專業或社交團體看到這種情況

特殊情境#

• 你可能被要求為一個你不太熟識的社團成員寫推薦信或幫忙。基於社團情誼，會有一種微妙的壓力要求你正面回應。但你並沒有比其他情況更大的義務（see Refusals）
• 「chairman」一詞現已普遍被 「chair」 取代。其他選擇包括：moderator、committee/department head、presiding officer、president、convener、coordinator、facilitator、director、administrator

格式#

• 所有社團或組織的通信都應打字。例外情況是小型社交俱樂部，成員彼此熟識，可以手寫便條
• 電子郵件和明信片在發送會議通知、公告、邀請和簡短訊息方面非常實用
• 任何規模的組織都應將郵寄名單電腦化，結合文書處理軟體的合併列印功能可簡化通信流程

組織通信的核心原則：每封信都代表組織形象。保持正式、準確、具同事精神，避免在書面上留下任何負面記錄。