「懂得如何提出請求。對某些人來說，沒有比這更困難的事了；對另一些人來說，則沒有比這更容易的了。」——Baltasar Gracián

請求信（Request）是你想要獲得某樣東西時寫的信，而詢問信（Inquiry）是你想了解某件事時寫的信。這兩類信件對於維持個人與組織之間的資訊與資源流通至關重要。因為它們往往是企業與潛在客戶、求職者與雇主之間的第一次接觸，這些信件必須成為良好的「大使」。

適用場景#

• 協助：商業或個人事務
• 投標與估價
• 文件或記錄副本
• 延長截止日期
• 恩惠：商業或個人
• 商品／服務：價格、樣品、資訊、產品型錄
• 資訊、說明、指示
• 付款（see Collection, Credit）
• 轉載或使用版權材料的許可
• 預約（see Travel）
• 會議或宴會的演講者
• 分區變更（zoning changes）

如何表達#

• 清楚簡潔地說明你的請求，以禮貌用語開頭，如「請寄給我……」或「可否請您……」
• 提供詳細資訊以幫助對方準確地提供你所需的內容（參考編號、日期、描述、標題等）
• 如有助於對方更精確地滿足你的需求，簡要說明你打算如何使用這些資料
• 說明你期望的具體行動或回覆
• 解釋對方為何會想回應你的請求——「讓別人相信幫助你對他們也有好處，是在這世上最好的處世之道。」（La Bruyère）
• 如有需要，提出願意支付影印、郵資或手續費
• 指定回覆期限
• 如信件較長，在結尾處重申你的請求
• 表達感謝，並以正面有信心的語句結尾，表示相信對方會積極回應
• 附上回郵信封（SASE），或告知回覆方式（電話、傳真、電子郵件）

避免事項#

• 不要只是籠統地要求「資訊」——要具體說明你需要什麼。許多公司有數百種產品手冊，模糊的請求可能無法得到你真正需要的資料
• 不要過度道歉（除非請求確實費時費力）。避免「希望不會太麻煩」或「抱歉給您添麻煩」等用語。以尊重對方時間的方式表達即可，但不要過度消極
• 不要用高姿態的語氣暗示你有權獲得該資訊、服務或幫助——你是在提出請求，而非提出要求

寫作技巧#

• 簡短扼要，避免不必要的解釋或重複提問。重讀信件，確保問題容易回答
• 使用主旨行（Subject line）快速定位讀者，例如「Subject: 手機服務」、「Re: 鋼琴調音費用」
• 如有多個請求，以編號列點的方式分別列出（按重要性排序），方便收件人逐一回覆
• 精確說明你需要的資訊——你提供的資訊越多，得到的回覆就越有幫助
• 有些寫信指南建議不要以「thank you」結尾（因為暗示交流結束），但實際上這已成為常見且可接受的慣用語
• 方便對方回覆：附上問卷、回郵明信片，或在信中每個問題下方留白以便直接填寫

請求信的關鍵在於：越務實、具體且有禮，你獲得正面回覆的機會就越高。每個人都會收到請求，態度自然且禮貌的信件最容易得到積極回應。