善意信（goodwill letters）是銷售信的一種，但你並不直接推銷產品或服務。你「推銷」的是公司的價值、聲譽、友善、誠信和能力。你希望讀者對你的公司留下好印象，並在未來的購買和服務中記住你。

適用場景#

• 週年紀念：服務年資／結婚紀念
• 公告：價格／人事／政策／地址變更
• 感謝：良好的付款記錄／過往業務／客戶推薦
• 祝賀
• 客戶和員工的人生大事
• 節日問候
• 特別活動與優惠：開放參觀／特賣／折扣／禮品／樣品／證書／優惠券
• 問卷調查
• 感謝：之前的業務／近期購買／建議／協助／出色工作
• 歡迎／歡迎回來

如何表達#

• 以友善或讚美的開場白開始
• 陳述你的主要訊息（祝賀、感謝、保持聯繫、節日快樂、「只是想看看你過得怎樣」）。幾乎任何場合都足以成為向客戶或員工表達關心的理由
• 擴展訊息（「我特別感謝，因為……」或「和你合作很愉快，因為……」）
• 盡可能關注對方的情況、興趣和關心的事；這是一封「你」的信
• 以美好祝願和對未來或持續聯繫的提及收尾

避免事項#

• 不要在善意信中夾帶強烈的銷售訊息。你的產品或服務只能輕描淡寫地提及，或完全不提
• 不要稀釋善意信的影響力——不要藉機要求業務、要求幫忙、要求提高產出，或加入商業新聞或評論，把這些留給其他信件
• 不要過於熱情。使用自然、非正式的語氣，傳達真誠的友善

寫作技巧#

• 在組織內部發送善意信。雖然不一定要恭賀員工的服務週年紀念，但這樣做能提升士氣和公司向心力。節日是代表公司管理層寫善意信給員工的絕佳時機
• 善用例行公告的機會（新型帳單、新地址、會議通知）來發展善意信（感謝客戶的業務或員工的辛勤工作）
• 年終節日季是寄送善意信的絕佳時機，但要提前寄出，以免被其他十二月份的郵件淹沒

特殊情境#

• 問卷調查可以兼作善意信，因為大多數人喜歡被徵詢意見和被感謝。調查應簡短、易於填寫，並附上回郵信封
• 善意禮品（樣品、試用品、系列的第一件）通常附有一封信。銷售訊息不宜太強，因為免費產品本身就傳達了訊息。但可以在幾週後跟進一封銷售力度更強的信

善意信的力量在於它不直接要求任何東西。它訴諸的是客戶選擇中的非物質面向——感情和態度，而非價格和規格。一封真誠的善意信能為長期的客戶關係奠定基礎。