在先前的信件、對話或會議之後寫一封跟進信，是一種優雅的方式來收尾未了事項、提醒對方履行承諾，或延續先前的互動。有時你需要寫好幾封跟進信，結合堅持不懈的毅力與創意和原創性，你就能達成目標。

適用場景#

• 在原始銷售信件引起回應後擴展內容（訂單、表達興趣、索取更多資訊）
• 確認會議日期、電話或其他口頭協議、留給第三方的訊息
• 在商務午餐、晚餐或會議後表達感謝並確認成果
• 對訪問過你的學校、大學或組織的人表達感謝和興趣
• 訪問學校、大學或出席會議後表達感想
• 詢問未確認收到的禮物是否到達
• 加強銷售拜訪或展示的效果
• 提醒對方某個約會、會議、請求、詢問、邀請、付款或工作截止日期
• 提醒對方你正在等待回覆、確認或你之前寫過的商品資訊
• 補寄遺漏或補充材料，或修改先前的通信
• 跟進未回應銷售信或產品文宣的潛在客戶
• 跟進未回電的聯絡人
• 總結會議或面試中達成的共識，作為可供他人驗證的記錄
• 感謝面試官
• 確認客戶的出貨問題或遺失訂單已獲解決

如何表達#

• 說明寫信原因（「好久沒收到你的消息」、「我想提醒你」）
• 提及核心事項（會議、你的上封信、未確認的禮物）
• 感謝對方展現的興趣，或與他們建立的聯繫。必要時提醒對方你是誰
• 告訴對方你希望他們做什麼：確認收到商品、回電、寄送付款、回覆先前的信
• 以感謝對方時間和關注的話語收尾，或以對未來業務或聯繫的前瞻性陳述結束

避免事項#

• 寫信詢問未回覆的信件或未確認的禮物時，不要暗示對方疏忽。即使可能是對方的問題，直接指出既不禮貌也不明智
• 跟進信不應只是重複先前的資訊（除非是確認口頭協議或討論）。你需要有一個明確的寫信理由，例如提供新資訊、請求回應、致謝等

寫作技巧#

• 跟進未回覆的請求或信件時，重述你的原始訊息（或附上副本），並多說明一些對方回覆的重要性
• 有些辦公室使用提醒檔案（tickler file）。寄出需要回覆的信件時，在日曆上標記跟進日期
• 跟進未確認的帳單或逾期發票時，附上必要資訊（金額、帳號、到期日、逾期天數），加上簡單的通知即可
• 面試後立即寄出跟進信。面試後的跟進信往往是獲得工作的額外推力。重申你的能力和對職位的興趣，強調某個特別突出的優勢，澄清面試中可能的誤解
• 即使面試後未獲錄取，也要寫跟進信感謝對方的時間，委婉表達遺憾，請對方保留你的履歷
• 有人未確認你的禮物時，約八週後寫跟進信，描述禮物的內容，以中性語氣表達你對禮物是否送達的關心
• 會議或活動在數月前排定時，寄出提醒便條是很有幫助的
• 銷售跟進信至關重要。在客戶仍在思考時迅速寫信

特殊情境#

• 面試後立即跟進，可能是決定你是否獲得工作的關鍵一步
• 當禮物未被確認時，約八週後以中性語氣跟進
• 提前數月安排的會議或活動，建議寄出提醒便條
• 銷售跟進信在客戶請求目錄、到你的攤位詢問、或回應廣告之後都應寄出

跟進信是一種小而有力的個人化接觸。正如禮儀專家 Letitia Baldrige 所說：「這個只花三分鐘的小小個人化動作，卻能留下巨大的印象。經常這樣做的人，就是脫穎而出的人。」