確認信（acknowledgment）與確認函（confirmation）彼此相似。確認信表示「我收到了你的信件、電話、禮物或材料」，而確認函則進一步表示「我收到了你的信件、訊息或合約，且我們對此事項達成共識」，確認函可作為一種非正式的契約。

適用場景#

• 週年紀念／生日祝賀
• 道歉
• 投訴
• 慰問
• 祝賀
• 離婚公告
• 收到文件／報告／檔案／資料
• 禮物（之後會寄感謝函）
• 收到資訊
• 詢問／請求（將盡快回覆）
• 選區民眾來函
• 介紹信
• 收到信件（正在處理中，會通知進展）
• 主管不在時代收的郵件
• 稿件（審核中，稍後告知決定）
• 口頭協議、電話討論／協議
• 訂單
• 付款
• 提案
• 收到訂單／商品
• 收到結婚禮物
• 報告
• 預約、演講日期、邀請時間
• 慰問訊息

如何表達#

• 精確說明你所確認的內容（預約、金額、信件、訂單）
• 提及日期和場合，參照上次聯繫方式（電話、上封信、當面討論）
• 描述正在採取的行動（如有的話）
• 告知對方何時會收到進一步回覆，或由誰來回覆
• 如有需要，說明為何暫時無法完整回應該信件／請求／禮物
• 表達感謝，感謝對方之前的聯繫、寫信的善意，或對業務的支持
• 以禮貌性結語或展望未來的陳述收尾

避免事項#

• 不要過度解釋：確認信和確認函本質上應該簡短扼要
• 避免負面語氣（例如「我想確認我們說的是同一件事」）。以就事論事的方式重複你所確認的細節即可

寫作技巧#

• 立即寄出。確認信的本質就是即時性。唯一的例外是慰問回覆，因為當事人面臨的困難，回覆可延至六週後
• 確認信有時也兼具「感謝函」的功能，或是表示你收到了訊息或資料，但稍後才會正式回覆
• 你必須回覆慰問表達，通常應回覆週年紀念或生日祝賀、祝賀、道歉或離婚公告

特殊情境#

• 當來信的問題應由他人處理時，確認收到並提供適當人選的姓名、地址和電話，或轉交至相關部門並通知對方
• 一般例行商業交易不需要確認，但在異常情況下應確認收到（例如之前的訂單遺失、收到催款對象的付款）
• 確認大額或重要的付款、訂單和出貨，尤其是來自新客戶或新供應商的
• 代主管或同事處理其缺席期間的郵件時，不要道歉或解釋，只需提及缺席事實，並代表對方表達關心
• 收到離婚公告時，避免表達祝賀或同情，在多數情況下，只需簡單確認即可
• 對方道歉時，確認你已收到並接受（如果確實接受的話）
• 國內旅館預訂通常透過電話確認，但偶爾需要書面確認，特別是有特殊需求或計畫變更時

確認信的核心原則是迅速且簡潔。不需要長篇大論，只要讓對方知道你收到了、正在處理、會何時回覆即可。