有些人在衝突中如魚得水，有些人則耗費大量精力迴避衝突。無論屬於哪種類型，遲早都會需要寫一封表達不同意見的信。意見不合本身無所謂好壞，但你處理它的方式會影響後續的事件、感受和關係。

適用場景#

• 合約爭議
• 決策分歧
• 口頭協議的爭議
• 付款糾紛
• 人事問題
• 政策／計畫／程序／法規的異議
• 財產界線爭議

如何表達#

• 引用先前的通信或導致本次來信的事件
• 陳述雙方的不同觀點或立場
• 提出清楚的（可編號的）理由來支持你的立場，使用統計數據、引用員工手冊、支持性的故事素材，或同意你觀點的證人或他人姓名（需取得他們同意）
• 如適當，建議一個中間協商階段：回覆你信中的具體問題、進一步研究、雙方或有第三方在場的會面、諮詢律師、會計師或其他專業人士
• 如果分歧已到了可以有效處理的階段，明確說明你期望的結果
• 以對雙方都可接受的解決方案的美好祝願作結，並提及對良好未來關係的期待

避免事項#

• 不要把對方逼到防守位置。多用「我」少用「你」——「你」的陳述容易聽起來像指控。確保你的信不會讓對方覺得丟臉、被羞辱或感到渺小
• 避免升級衝突的語言（「荒謬」、「離譜」、「愚蠢」）。這些既適得其反又毫無說服力。「諷刺和反諷都不是論證。」（Rufus Choate）「強烈和尖酸的詞語暗示著薄弱的立場。」（Victor Hugo）
• 避免情緒化的陳述——專注於事實而非感受。例如，與其說「我覺得這不公平」，不如說「競賽規則明確指出……」
• 不要過度戲劇化或誇大

寫作技巧#

• 你的語氣決定一切——它能決定你是被傾聽還是被忽視。力求一封事實性的、冷靜的、體諒的、公平的信
• 在寫信前先明確你的目標。完成這個句子：「我希望他們……」你想要退款、換貨、道歉、更正的報表、信用額度？還是你想說服對方他們的事實、統計數據或意見是錯的？
• 給對方留面子——營造一個讓對方能大方地、優雅地、心甘情願地照你的期望去做的情境
• 雖然主動語態通常較佳，但在不同意見的信中可考慮使用更婉轉的被動語態。與其說「You did this」，不如說「This was done」
• 審視自己的立場是否有協商空間——你能否以一個讓步換取另一個？你能否接受比原先期望更少的結果？

特殊情境#

• 大多數分歧你會自行處理或在家人、同事的協助下處理。但在以下情況可能需要諮詢律師：婚姻分離中的信件含有承認、要求或威脅；需要將非正式的口頭協議轉為書面；家庭對遺產的爭議升溫；你被指控某事；分歧升級到可能訴訟的程度
• 有時團體會針對爭議議題組織寫信運動，分發範本信供支持者簽名。然而，制式信件通常不太受重視——一封寫得好的原創信，比一百封制式信件對立法者更有影響力
• 當你寫信給立法者表達意見時，常常不需要收到三頁的回信來陳述你已從報紙上了解的立場。在這種情況下，可在信末寫上：「請不要回覆此信。我了解您的立場；我希望您了解我的。」

語氣是關鍵。一封事實性的、冷靜的、體諒的信，遠比情緒化或攻擊性的信更可能達成你的目標。