「這是好消息，值得被接受！而且也不會好得太不真實。」——Matthew Henry。公告，無論正式或非正式，都是一種以最少的文字陳述基本事實的藝術。

適用場景#

如何表達#

• 表達宣布的喜悅
• 列出關鍵細節：誰、什麼、何時、何地、為什麼
• 宣布會議時，包含組織名稱、日期時間地點、會議目的、無法出席時的聯絡人
• 宣布新事業開張時，使用邀請格式邀請客戶參加開幕活動
• 宣布公司政策變更時，包含：表達愉悅、描述變更內容、引用舊政策、解釋對員工或客戶的意義、提供指引、說明原因及為何是改善、截止日期、聯絡人、感謝配合
• 宣布新生兒時，使用雕刻、印刷或手寫的卡片，包含嬰兒姓名、性別、出生日期、父母全名
• 宣布地址變更時，使用郵局表格、商業變更通知卡或印刷卡片
• 宣布離婚或分居時，簡短陳述事實或以地址變更方式呈現
• 訃聞包含：姓名、地址、死亡日期、年齡、遺屬、所屬組織、個人或職業資訊、服務安排、花圈或紀念捐獻建議

避免事項#

• 不要包含無關的資訊或新聞。雖然有些例外（如公司政策變更），公告不適合冗長的解釋、指示或描述
• 公告若成為更長通訊的一部分，會被稀釋而失去效果

寫作技巧#

• 盡快發出公告。首要原則是：你的公告要在消息透過其他途徑傳開之前送達讀者手中。如果公告成了舊聞，就來得太晚了
• 請人校對拼字和內容。含有錯誤的公告可能傳達出與原意完全不同的訊息

特殊情境#

• 將例行公告（新帳單格式、新地址、會議通知）與善意或銷售訊息結合
• 新聞稿適用於向公眾宣布重要資訊（產品召回、財務報告、企業成就、合併或收購等），寄送給報紙和電視台新聞部門，包含組織名稱、地址和聯絡人，回答 who-what-when-where-why-how 等問題
• 格式：商務公告使用公司信紙的正式信函格式；辦公室內部公告使用備忘錄或電子郵件；正式公告印在白色或乳白色卡片上；給親友的公告手寫在摺頁紙或個人信紙上

公告的精髓是：用最精簡的文字傳達最重要的事實——讓讀者迅速掌握誰、什麼、何時、何地、為什麼。