「大多數人討厭說不——但遠不及其他人討厭聽到不的程度。」——Dianne Booher。當我們對某事毫無興趣且有鐵一般的理由時，拒絕信很容易寫。但在其他所有情況下，它們都是一項挑戰。寫拒絕信時，要確定你真的想說「不」——模稜兩可只會削弱你的信件。

適用場景#

如何表達#

• 感謝對方的邀請、請求或提案（具體提及）
• 發表禮貌性的正面評語，認同其事業值得支持、提案構思周全、履歷令人印象深刻、邀請很吸引人
• 表達你的拒絕，並表示遺憾
• 如果你願意，解釋你的立場
• 建議替代方案或其他資源（如果合適的話）
• 以友善的祝福結尾：希望下次能幫上更多忙、期待再見、祝福他們的專案或求職順利

避免事項#

• 不要讓對方對你的回應產生任何疑問——你的「不」是堅定且不可協商的
• 不要說謊。被揭穿很容易，而且以某種真實的理由為基礎會讓你對自己和對方都更自在
• 不要提供冗長、複雜的藉口和道歉——「數個藉口總是不如一個有說服力。」（Aldous Huxley）
• 拒絕對方的請求、求職或提案時，不要對其外表、個性、行為或語言能力做個人評語
• 不要以諷刺回應荒謬或不當的請求，這對你沒有好處且會激怒對方

寫作技巧#

• 盡快回覆。「拒絕越快，失望越小。」（Publilius Syrus）及早拒絕也給對方時間尋找替代方案
• 態度委婉。避免以對方的履歷或邀請函為拒絕依據，而是以自身條件來陳述（「需要有擔保的人」、「那天有另一個會議」、「屆時將出城」）
• 先給出理由，再說拒絕。讀者已做好心理準備，不會因為突然看到「不」而無法聽進你的理由。不要說「我無法參加你的畢業典禮因為那週我會在加州」，而要說「我六月二日那週會在加州，很遺憾這意味著我無法參加你的畢業典禮」
• 緩和失望感：提議日後幫忙、推薦可能提供協助的人、在某些點上表示同意、為無法同意請求致歉、指出拒絕對對方可能的好處、感謝他們的關心

特殊情境#

• 收到標有「R.S.V.P.」的邀請而無法出席時，必須以遺憾回覆。使用與邀請相同的格式
• 白宮邀請一般只有四個被接受的拒絕理由：家中有喪事、家庭婚禮、先前的旅行計畫、疾病
• 拒絕求職者時，應包含：感謝申請、無法提供職位的簡要說明、對其資歷的正面評價、如適用可邀請日後再申請、祝福求職順利

拒絕的藝術在於：堅定而不冷酷，體貼而不含糊——讓對方清楚知道答案是「不」，同時感受到被尊重。