「在商業交易中，對於已達成協議的事項產生誤解的程度，往往與涉及的金額成正比。」——Robert J. Ringer。一封信可以作為簡短的非正式合約。是否需要律師審查，取決於合約的複雜程度以及書寫不當可能產生的負面後果。

適用場景#

• 協議（Agreements）
• 取消協議／合約
• 條款變更
• 租賃（Leases）
• 租賃合約（Rentals）
• 工作委託單（Work Orders）

如何表達#

• 在主旨列中標明合約性質（如「Re: 1711 Grismer Avenue 的灰泥修復工程」）
• 以「本信件將作為……之間的合約」等措辭開頭
• 列出協議或合約雙方的姓名和地址
• 說明各方將提供和收到的內容
• 指定工作必須完成的日期和付款必須收到的日期
• 說明合約可以被取消的條件
• 指定你期望信件被簽名並歸還的日期
• 在信件底部留出雙方簽名和日期的空間

避免事項#

• 不要包含任何與合約無關的內容——這是一份有重點的文件
• 不要使用法律術語來讓合約看起來更正式（除非你是律師）。使用簡單、標準的語言，以避免日後對方聲稱「不理解」合約內容

寫作技巧#

• 動筆之前，列出所有能保護你的協議的因素（例如時限、價格上限、獨立檢查員），請熟悉情況的人幫你複核
• 不要害怕像說話一樣寫作，使用人稱代名詞和日常語法（「我承諾……以交換……」），同時保持商業化的語氣以增強信件作為合約的效力
• 合約主體可以短到一個段落，也可以長到分成多個段落。如果較長，將資訊組織成清晰的邏輯單元

特殊情境#

• 如果時效性對你的協議、合約或取消很重要，以掛號回執郵件寄出，以便驗證信件收到的日期
• 提交一份你期望被接受的提案時，在底部添加「Approved by [簽名] on [日期] by [姓名和職稱]」，將其轉化為具約束力的合約
• 借錢給家人或朋友時，所有人都將受益於一封載明金額、日期和責任的合約信函

所有合約和合約性質的信函都應使用公司信紙、個人信紙或優質書寫紙打字。當你的業務經常性地為同一類工作簽約時，可以使用制式合約表格。