「如果東西好又是我想要的，他們就不再生產了。」——Elizabeth C. Finegan。標準化的訂購表格和網路購物幾乎取代了訂單信函，但只要有人在訂購和處理訂單，就會有錯誤、例外、特殊要求和需要書寫的問題。

適用場景#

• 確認收到訂單／電話訂單／交貨日期
• 要求補充資訊
• 取消／變更訂單
• 投訴訂單問題（參見 Complaints）
• 說明程序／政策變更／多付款項
• 查詢訂單／交貨日期／退貨方式
• 指示如何訂購／退貨
• 進行調整（參見 Adjustments、Apologies）
• 付款逾期通知（參見 Collection、Credit）
• 下訂單
• 拒絕／退回不滿意的訂單

如何表達#

• 下訂單時（無表格）：提供商品描述、數量、尺寸、顏色、個人化需求和價格；包含姓名、地址、郵遞區號、日間電話、電子郵件和付款方式
• 註明商品必須送達的日期，如未按時收到可取消訂單——這封信等同於非正式合約
• 回覆已收到的訂單時：以「感謝您的訂單」開頭，使用通用表格列出可能的問題（如「尚未收到付款」、「已無庫存——可否延後出貨？」、「請提供街道地址」等），以便圈選或勾選

避免事項#

• 下訂單時，不要夾帶其他業務（如索取新目錄、投訴之前的訂單、要求優惠客戶待遇），這可能會延遲你的出貨

寫作技巧#

• 下訂單時，將資訊排列整齊以便一目了然。不要用句子描述（「我想訂六雙 11 號白色男士運動襪和四雙……」），而是以欄位或分項方式列出，每項資訊獨立一行
• 使用阿拉伯數字（「12 個 Menaphon 口琴」）而非文字書寫數字，方便快速閱讀
• 別忘了禮貌用語。在訂購的事務性環境中，容易忘記對方也是真人。買家以「感謝您的即時處理」結束信件，供應商以「感謝您的訂單」回應並表達服務的誠意

特殊情境#

• 如果第一筆訂單未收到而你再次訂購相同商品，強調這是重複訂單，因為第一筆訂單可能後來才到貨
• 取消預付訂單或要求退款時，包含：訂單／發票／參考編號、訂單日期、商品描述、指定退款方式（退回帳戶、退回信用卡、寄支票）
• 退貨時，附上隨函信件包含：姓名和地址、商品描述、銷售單或發票副本、退貨原因、退款／記帳／換貨要求

訂單本來就是為表格而生的。簡化訂單處理的方式是建立標準化表格——包括原始訂單、問題訂單、退貨和其他日常往來所需的資訊欄位。