信用相關的文書工作大多已被標準化，反映聯邦、州或機構的規則與指引。然而，非例行性的信用事務仍然需要精心撰寫的信函。

適用場景#

• 核准貸款
• 取消帳戶
• 催收逾期帳款（參見 Collection Letters）
• 恭賀良好的付款紀錄
• 信用調查機構（Credit Bureaus）：往來信函
• 逾期帳戶處理
• 拒絕信用或貸款申請
• 信用紀錄中的錯誤更正
• 說明信用／貸款拒絕的條件
• 延長付款期限
• 家人與朋友之間的借貸
• 邀請開立新帳戶／恢復閒置帳戶
• 取得個人信用紀錄
• 申請信用卡／銀行卡／貸款

如何表達#

• 向信用調查機構索取信用報告時：提供姓名、地址、社會安全號碼和電話號碼，使用公司信紙或附上名片以證明身份
• 向個人或企業請求信用推薦時：說明被調查者的姓名和地址，簡要說明原因，承諾保密處理資訊，附上回郵信封，可提出具體問題（認識多久？信用額度？目前餘額？付款模式？）
• 要求更正不正確的信用紀錄時：以全名和地址表明身份，指出紀錄中不正確的部分並說明原因，附上支持文件副本，請求寄送更正後的報告副本
• 拒絕信用或貸款時：感謝對方的興趣，表達遺憾，告知已仔細考慮他們的申請，建議替代方案（分期付款、現金交易、較小額貸款），鼓勵日後重新申請
• 核准貸款或信用申請時：說明已核准的金額和生效日期，解釋還款程序，附上需要簽署的表格及填寫說明

避免事項#

• 不要撰寫任何無法以文件佐證的內容。如「經常遲付」或「習慣性延遲付款」等說法，必須有付款紀錄支持
• 信用相關信函中的每一項陳述都必須能被事實驗證

寫作技巧#

• 信用事務具有保密性，要盡一切預防措施保護你提供和收到的信用資訊
• 提供他人信用資訊時，準確性至關重要，仔細核對事實、姓名拼寫和帳號
• 保持圓滑得體，即使信用紀錄不佳的人也希望被尊重。Mary Owens Crowther 在 1923 年的書中寫道：「笨拙的信用處理是已知最能消散善意的方式。」

特殊情境#

• 家人或朋友之間的借貸常伴隨隱性的財務和情感成本。申請借款時要務實：說明需要多少錢及原因、建議還款計劃和利息金額，總是給對方一個體面的退路
• 拒絕朋友的借款請求時要簡潔：「我很想幫忙，但現在不太方便。」不要過度解釋或道歉
• 借錢給朋友或家人時，以書面形式記錄：載明金額、還款日期和條件、利息，請對方簽名並歸還一份副本
• 如果無法按時還款（貸款或分期信用），立即寫信給公司，道歉、說明打算盡快還款，附上你能支付的部分金額

幾乎所有信用相關信函都使用打字格式，日常往來可使用制式信函處理，其他則使用公司信紙。