「只談公事，迅速處理。」——Aldus Manutius

備忘錄（Memo，memorandum 的簡稱）可能是一種瀕危物種。它源於精簡同公司員工之間通訊的需求——快速、直接、簡潔地溝通，無需使用信頭信紙、「Dear」、「Sincerely」等客套開頭和結尾。電子郵件符合相同標準，且更快更方便。但備忘錄在以下情境仍有用武之地：小型辦公室中並非人人都有電子郵件、資訊過於機密不適合電郵、附件太多無法電子傳送、需要一份被簽收或簽名的文件留底、以及例行的對外客戶／供應商通訊。

適用場景#

• 公告
• 政策／程序變更
• 內部活動
• 指示
• 會議通知
• 提醒
• 報告

如何表達#

• 備忘錄的標題包含四項資訊，最常見的排列方式是四行靠左對齊：
  • TO: [收件人]
  • FROM: [寄件人]
  • DATE: [日期]
  • SUBJECT: [主旨]
• 選擇一個能立刻告知讀者重點的主旨行（例如：「新型軟管」、「醫療保險登記」、「圖書館開放時間變更」）
• 在主旨行下方空兩到四行開始正文，段落靠左對齊，段落之間空一行
• 以你希望對方採取的行動和截止日期結尾（例如：「請在週二前回電」、「請通知部門同仁」、「請在十月十三日前寄回報告副本」）
• 在備忘錄底部簽名，或在標題的姓名旁加上簽名或縮寫

避免事項#

• 不要使用商務信函中的問候語或客套結語。備忘錄講求禮貌但直奔主題
• 不要用備忘錄處理正式官方通訊（如晉升和辭職公告），這些應使用正式信頭信紙

寫作技巧#

• 在第一句話就點明目的
• 簡潔：使用短句、簡單句、現在式和主動語態。備忘錄可以是任何長度，但一到兩頁是常態（議題備忘錄或報告備忘錄除外）。越短的備忘錄越可能被立即閱讀
• 非正式是備忘錄的標誌。它們比信函更短、更簡單。可以使用公司內部熟悉的行話和縮寫（例如用「We」代替公司全名）
• 寄給多人時：(1) 在「To:」後面列出所有姓名；(2) 將主要收件人列在「To:」後，其餘列在備忘錄底部「To:」或「cc:」後；(3) 在最後一頁附上分發名單。姓名通常不加尊稱（Ms.、Mr.），但偶爾加上專業頭銜（Dr.）。主管的名字通常按職級排列

特殊情境#

• 議題備忘錄（Issue Memo）是一種以事實為導向的報告，用於匯總重要資訊以支持決策。有效的組織方式包含：(1) 陳述議題並提供背景脈絡；(2) 列出可行方案及其優缺點；(3) 詳述各方案的成本、財務影響和對其他計畫的效果；(4) 如適當，列出實施步驟；(5) 提出你的建議；(6) 建議下一步行動
• 內部活動邀請以備忘錄形式比電子郵件更正式且有「邀請感」

備忘錄的核心功能是「留下紀錄」。正如 July Cooper 在《How to Survive From Nine to Five》中所寫：「備忘錄的主要功能是留底，這樣你就可以在六個月後翻出來說：『你早該知道的，我發過備忘錄了。』」