「關於 Harper 兄弟出版社，可以這樣說：雖然我拒絕了他們的提案，但我歡迎他們的示好。」——Edna St. Vincent Millay

標準的提案（Proposal）和報告（Report）不是信函，但較短的版本有時會以信件或備忘錄的形式撰寫。它們使用更淺顯的語言、不使用標題和子標題，格式更簡單、也較不複雜。提案可以是受邀的（對方要求你提供估算、投標或行動方案）或主動的（你想向尚未表達需求的對象推銷你的計畫或服務）。無論哪種情況，提案都是說服對方「你是這份工作的最佳人選」或「對方需要你提供的服務」的銷售工具。

適用場景#

• 接受提案／投標
• 確認收到回覆
• 投標與估價
• 書籍與文章提案
• 政府合規報告
• 信用報告
• 調查報告
• 管理、人事、政策或建議報告
• 進度／狀態報告
• 產品／補助金／專案／計畫／銷售／服務提案
• 建議與意見
• 拒絕提案／投標／報告
• 年度／月度／進度／管理／人事／技術報告
• 回覆詢問與請求
• 銷售報告：每週／每月／年度

如何表達#

• 以一行主旨行（reference line）開頭，說明提案或報告的主題
• 說明寄送的原因（「應您的要求」、「供您參考」、「Charles O’Malley 請我寄給您一份副本」等）
• 用一到兩句話描述報告或提案
• 報告或提案的主體部分詳細說明構想，提供成本、規格、截止日期和應用範例，以清晰、邏輯的段落組織
• 用一到兩句話總結報告
• 列出參與者姓名
• 提供補充資訊的意願，附上聯絡人姓名和電話
• 說明下一步或你的期望（「請致電」、「請簽署隨附合約」、「請提供書面評估」）
• 感謝對方的時間和考量

避免事項#

• 不要在報告或提案中夾帶其他話題。報告或提案是聚焦的文件
• 不要使用行話，除非你確定讀者熟悉這些術語

寫作技巧#

• 撰寫前先釐清：誰會讀這份文件？目的是什麼？涵蓋什麼材料？如何呈現？
• 報告或提案的主體可以短至一個段落，也可以長到需要分成多個傳統報告元素：標題頁、摘要、前言、引言、背景、致謝、目錄、資料呈現、選項、結論與建議、附錄、參考書目、尾注、附件清單
• 寄出前請專業人士審閱（某些情況下請律師審閱），確保清晰度和精確度。雙重檢查提案是否回應了原始請求的每一項
• 如果時效很重要，以掛號回執寄送，以便驗證收件日期

特殊情境#

• 撰寫補助金提案時，三項準則能提升成功率：(1) 嚴格遵循指示——不得偏離規定格式；(2) 以高品質紙張呈現無瑕疵、整齊排版的材料；(3) 內容必須是你最精湛的寫作，且專門針對該資助機構量身打造
• 許多進度報告有固定格式，但也可以用敘述性信函形式撰寫。內容包含：報告期間完成的工作、目前進行中的事項、待處理的項目、期間的好消息與壞消息、其他讓讀者了解進度的評論
• 若提案可能被對方接受，可將提案信直接轉化為合約或具約束力的協議，在底部加上「於 [日期] 閱讀並核准，由 [簽名和職稱]」

報告與提案的格式提示：使用公司信紙或備忘錄紙撰寫。時效緊迫時可傳真或電郵，但同時寄出紙本。需要填數字或簡短描述的格式化表格，適合用於信用報告、學校進度報告、例行生產報告等。