「最困難的事情，就是為我們認識的人寫推薦信。」——Kin Hubbard

推薦信（Letter of Reference）為某人的一般品格做擔保，告訴第三方這個人是負責任、正常運作的社會成員。推薦函（Letter of Recommendation）則更為具體，專注於當事人的專業素質，通常由認識申請人的人撰寫給潛在雇主、大學、社團或獎學金委員會。兩者的撰寫準則非常相似。

適用場景#

• 申請社團會員資格
• 請求他人為你撰寫推薦信
• 信用推薦
• 推薦個人、構想、公司、專案、產品、服務、計畫、工作坊、新程序、管理決策、行動方案
• 為前員工、學生、朋友、家人、客戶、鄰居、保姆提供參考人信函
• 婉拒撰寫推薦信
• 向前雇主或申請人引用的推薦人索取資訊
• 感謝他人撰寫推薦信

如何表達#

• 在推薦信或參考人信函開頭提供當事人的全名，之後使用尊稱加姓氏及代名詞，切勿只用名字
• 說明你與當事人的關係（前雇主、老師、顧問、鄰居、導師）以及認識多久
• 一般推薦信聚焦於品格（可靠、責任感、熱忱、圓滑）；專業推薦函聚焦於工作表現（任職時長、特殊能力、成就、對該人作為潛在員工的評價）。用事實和實例支持你的陳述
• 以總結性的推薦語句結尾，重申你對此人的信心
• 提供進一步聯繫的意願，附上姓名、地址和電話（若非使用有信頭的信紙）
• 將推薦信交給當事人時，信封不要封口，讓對方可以閱讀。若被要求直接寄給人事部門或獎學金委員會，則密封寄出。密封信函通常比未密封的更有說服力

避免事項#

• 盡量不要使用「To whom it may concern」這種老套開頭。可以使用備忘錄格式（To:/From:/Date:/Re:），或給信件一個合適的標題（如「Introducing Letitia Fillimore」、「Recommendation of Helena Landless」）
• 不要過度讚美或堆砌太多最高級形容詞——這會損害你的可信度。專注於兩到三個特質，並舉出實例
• 不要告訴雇主該怎麼做（例如「如果她來這裡申請，我會立刻雇用她」、「我想不出有誰比他更值得」）。你提供資訊，決定權在對方
• 避免說任何你無法證明的事情。這不一定是熱情過度，但可能對當事人不利

寫作技巧#

• 簡潔：一頁（最多兩頁）就足以呈現全貌，不要重複自己或使用過多溢美之詞
• 具體：不要只說「某人很誠實」，而要說「此人在經歷個人財務困難時，仍然誠實管理收銀台，帳目分毫不差」。不要只說「某人很有同情心」，而要說「她如何錯過晚宴派對去幫助一位有困難的同事」
• 申請職位時，不要主動隨申請信或附函寄推薦信——等到被要求時再提供
• 推薦服務或產品時，分享你自己的經驗，但避免全面背書。加上一些免責聲明（如「這只是我個人的看法」、「不一定適合所有人，但我們很喜歡」）
• 正式推薦行動方案或政策變更時，包含：主題行或首句說明信件內容、推薦摘要、支持推薦的事實依據、進一步協商或補充資料的意願

特殊情境#

• 想列某人為推薦人時，先打電話或寫信徵求同意
• 請求他人撰寫推薦信時，提供足夠的資訊讓對方知道該強調什麼（例如「我正在申請理賠審查員的職位」）。附上回郵信封，留出兩到三週的時間
• 感謝他人撰寫推薦信後，告知結果——無論是否獲得錄取或入會。即使沒有成功，也要表達感謝
• 若認為為某位前員工寫正面推薦信是不公正或不負責任的，你可以婉拒。注意：員工記錄通常可被當事人查閱，且可能引發法律訴訟。許多公司的政策是只確認任職日期，不評論表現

推薦信的黃金法則：Show, don’t tell（用具體事例展示，而非空泛形容）。一個具體的故事比十個形容詞更有說服力。