「奇怪的是，當你要求加薪時你的工作顯得多麼不重要，而當你想請一天假時它又顯得多麼重要。」——Howie Lasseter

雇主與員工之間的信函影響著職場士氣、工作效率和人際關係。這類信函涵蓋範圍極廣——從要求加薪到詢問退休福利。雇主依賴良好的書面溝通來維護員工關係、解決人事問題，並推動公司目標。

適用場景#

如何表達#

• 每封信件都要註明日期
• 回覆求職者：(1) 無法立即決定時，確認收到資料並感謝面試，說明何時通知結果；(2) 拒絕時，感謝對方的時間和興趣，簡要說明無法錄用，邀請日後再申請；(3) 錄用時，以祝賀語開頭，確認職位描述並提供聯絡人，重述公司賣點以促使對方接受
• 公告政策變更時：描述新政策、參照舊政策、簡述變更原因、預期效益、實施期限、詳細說明或附上補充資料、提供聯絡人以解答問題
• 安排內部會議時：說明會議目的、提供可能的日期和時間、表達感謝。變更會議時提及原定時間並請求確認新時間。取消會議時簡要說明原因並致歉
• 要求加薪時：簡潔且以事實為據，附上盡可能多的佐證資料（嘉獎函、銷售紀錄、專利副本、研究論文、考核評估、獎項清單）。不要威脅離職（除非你是認真的）、不要與他人比較薪資。展示你的工作價值如何增加，並以「調整」的角度提出
• 撰寫申誡信時：以正面或讚美的話開頭，客觀描述行為問題，說明為何不可接受，建議改善方式，說明繼續該行為的後果。申誡信要簡短、尊重、正面鼓勵
• 通知裁員或解雇時：包含裁員聲明、遺憾表達、生效日期、遣散費及福利細節、職涯諮詢資訊、聯絡人資訊。因表現不佳解雇時，遵循公司和法律規範，說明原因並記錄先前的警告
• 辭職時：以書面留下紀錄。先寫對公司的正面評價，再寫生效日期和辭職原因。以愉快的語氣結尾。即使因負面原因離開，也要保持禮貌和尊嚴

避免事項#

• 不要在信中寫任何可能構成法律訴訟依據的內容。常識能提供一些指引，但敏感信件（如申誡和解雇通知）應諮詢律師
• 不要表達負面情緒。負面事實可能需要陳述，但信件應保持客觀，而非憤怒、報復、批判或輕蔑。若你情緒激動，請另一個人代為撰寫

寫作技巧#

• 簡潔：你的備忘錄和信件越簡短，越受歡迎且越快得到回覆。檢查是否有可以刪除的字詞、句子和段落
• 專業且有禮：即使寫給熟人，也要保持商務語氣。紙上的文字可以被保存和重讀——粗心的口頭評論可能被遺忘，但草率的書面文字永遠留存
• 使用對等的稱呼形式：若你以「Dear Hazel Marston」開頭，署名就用「John Reddin」

特殊情境#

• 寄送嘉獎和祝賀便條給：完成專案的員工、為公司做出貢獻的同事、獲得晉升或獎項的員工、慶祝服務週年的同仁、慶祝個人里程碑的同事。這類便條是最不費力卻最有影響力的辦公室通信——簡單一句「謝謝你，Tom，你太棒了」就能激勵人心

雇傭關係的信函核心原則：紙上的文字永遠留存。無論是表揚還是申誡，每一封信都要以「這封信可能在十年後被重讀」的心態來撰寫。