「據估計，一般商業信函獲得讀者注意的時間不到三十秒。即使是一封出色的求職附函也不會多得多少。」——Martin Yate

求職附函（Cover Letter，又稱 transmittal letter）用來陪同履歷、申請表、文件、產品文宣、付款、慈善捐款、合約、報告、樣品、資料等各種附件。它可以短至兩句話，也可以長達兩頁。其主要目的是迅速且有說服力地引導讀者關注所附資料。

適用場景#

• 申請表
• 手冊／小冊子／目錄／宣傳單
• 未附帳單或發票的支票
• 合約／協議
• 慈善捐款
• 各類文件
• 傳真
• 資訊／說明文件
• 手稿
• 產品文宣
• 提案書
• 問卷
• 履歷
• 樣品
• 調查表

如何表達#

• 寫給特定對象
• 說明所附的內容：是什麼、有多少份、何種類型或金額
• 說明寄送原因（回覆請求、介紹新產品、提供資訊等）
• 如有必要，解釋附件的內容及如何詮釋或使用
• 摘要附件的重點，突出履歷上的核心資格，或引導讀者關注最重要的部分
• 說明你期望對方的回應或你接下來的行動
• 附上姓名、地址、電話、電子郵件和傳真號碼
• 以感謝或前瞻性語句結尾

避免事項#

• 不要重複附件內容。摘要文件重點是好的，但逐字複述會讓讀者跳過後續內容
• 不要以軟弱的語氣結尾。「hope」、「wish」、「if」、「should」、「could」、「might」等詞傳達缺乏信心的印象
• 不要用「可愛」的信紙、幽默、大量問號或驚嘆號等噱頭來吸引注意。熱情自信和令人尷尬之間只有一線之隔

寫作技巧#

• 例行事務不需要附函（如例行訂單、付款、出貨、對方已預期的資料）。當資料非預期、無法自我說明，或需要額外說服力時才附上
• 仔細核對姓名、職稱和地址的正確性——申請職位或投稿時尤其重要
• 簡潔為上。莎士比亞的建議：「以少言達效果」。好的附函通常不超過一頁（五到六段），讓讀者想趕快翻閱附件
• 附函應整潔美觀，留有充足邊距，無拼寫、文法或用法錯誤
• 許多專家建議附函的最後兩個字是 thank you

特殊情境#

• 隨履歷附上的附函是強有力的自我推銷工具。開頭提及介紹人、你回應的廣告、或對公司的讚美。說明你申請的職位，強調你的資格如何符合公司需求（但不要重複履歷上的詞句和日期）。不要寫超過一頁。針對每家公司客製化——收件人通常會查看附函是否專門為他們撰寫

附函的核心原則：引導而非重複。它的任務是讓讀者帶著正確的期望和重點去閱讀附件，而不是替代附件本身。