「出席就是人生的百分之八十。」——Woody Allen

許多約會、面試和會議是透過電話安排，再以信函、傳真或電子郵件確認。有些約會信函很簡單：確認或變更約會、提醒對方、拒絕或取消約會。但當你想爭取對方的時間來推銷產品或服務時，約會邀請信就必須是一封出色的銷售信，說服對方見你符合他們的利益。

適用場景#

如何表達#

• 請求約會時：自我介紹（若對方不認識你）；說明見面原因；提及見面對對方的好處；建議時長（如「十五分鐘」）；提供幾個可能的日期、時間和地點；提供聯絡方式；表達感謝
• 同意赴約時：確認同意；重述會議的目的、日期、時間、地點和時長；表達愉悅或感謝
• 確認約會時：參考先前的討論；重述會議細節——日期、時間、地點、目的；以愉悅的期待語句結尾
• 變更或延期時：提及原定的時間、日期和地點；說明替代方案；為不便致歉；請求確認新時間
• 拒絕約會時：感謝對方的來信或來電；禮貌且中性地說「不」；如合適，提供替代方式達成會議目標；如願意可說明原因，但簡單的「我無法與您見面」就已足夠
• 取消約會時：重述時間、日期、地點；說明必須取消；簡要解釋原因；為不便致歉；如適當，提供替代方案
• 跟進約會時：寫明會議日期；表達愉悅；附上承諾的資料；提及對未來合作的期望

避免事項#

• 如果你無意再與對方見面，不要用「延期」或「改期」——直接使用**「取消」**，並省略對未來的提及
• 除非情況特殊（例如對方已為會議準備了茶點和視訊設備），否則不必過度道歉。通常一句簡單的「很抱歉需要取消／改期」就已足夠

寫作技巧#

• 安排約會時要主動積極——如果你留下「期待您的回覆」這種被動語句，可能得不到回應
• 當會議超過兩人時，由安排會議的人負責感謝出席者
• 面對堅持不懈要求見面的人（例如執著的鄰居或推銷員），以同等的堅定與圓滑回應。書面拒絕比口頭更有效。在堅持下，絕不要給出理由——對方一定會反駁。簡單的「很抱歉，不行」反覆重複即可

特殊情境#

• 請求業務拜訪或求職面試時，利用對方的好奇心，讓他們想見你。展示你的產品或自己，但不要透露太多，讓對方覺得面試能獲得更多資訊
• 如果你忘記了面試、約會或會議，立即寫一封真誠的道歉信，詢問如何彌補

商務約會和面試的信函使用公司信紙或個人商務信紙。辦公室內部的會議通知可用備忘錄或電子郵件處理。個人約會的信函可以打字或手寫——越正式或越私人的約會，越適合手寫。