進辦公室的基本心法#

紳士在辦公室裡的修養，與他在客廳、餐廳的修養一樣重要。

• 他可能把工作帶回家做，但不假設同事也願意這樣做
• 在管理位置上時，是「引導」（direct）而不是「命令」（dictate）
• 不用公司信箋寫私人信件
• 老闆是老闆——即使彼此直呼其名、偶爾打高爾夫，工作關係的階層仍然存在
• 接到不喜歡的任務時，盡早、坦白地說明拒絕的理由

語音留言（voice-mail）的禮節#

紳士絕不假設對方能憑聲音認出自己——尤其商務電話。

• 表明身分、清楚說出自己的電話號碼，慢慢地、念兩次
• 留言簡潔，不占用整段錄音
• 若涉及期限而對方未回，可再留一次第二則留言；之後就是對方的責任了
• 自己收到涉及期限的留言，盡快回覆

與同事相處#

• 開放式辦公空間裡，音量壓低，不橫越辦公室喊話
• 收訊不好就關門或移到角落再大聲，而不是當場吼
• 接到他人留言或包裹要妥善處理，確實轉達訊息、小心保管包裹
• 收到包裹順手寄個 email：「Dear Jessica, I have a package for you in my office」
• 借同事的筆要及時歸還，不要弄丟筆蓋
• 影印機紙用完，自己補上
• 飲水機桶水喝完，順手換新；同事力氣不夠搬水桶，自己力氣行就幫忙
• 自己喝掉最後一杯咖啡，就換一壺新的
• 一天結束最後一個離開辦公室的人，要把咖啡壺關掉
• 約會議遲到超過五分鐘要先通知對方（電話、email、簡訊皆可）

與老闆相處#

• 工作後輕鬆喝一杯，老闆要請就讓他請——即使老闆是女性
• 節慶老闆送禮，欣然接受、寫個簡短感謝卡即可，不必回禮——那是肯定，不是朋友間的交換
• 紅利支票（bonus）就是業務上的肯定，回應只需要一句「thank you」
• 自己收到 bonus 不對同事提；得知同事也拿到 bonus 也不要問「How much did you get?」

對待行政助理與下屬#

紳士把行政助理視為有價值的同事，更是平等的人。

• 期望要說清楚，做得好要立刻致謝
• 區分公私：信任夠的話可請助理代為去銀行匯款，但不要請對方平自己帳本或繳私人帳單
• 可請對方安排商務午餐，不要請對方安排約會
• 助理的特別場合（工作週年、生日、節慶）可以送禮，但僅限非個人的物品：花、書，類似的東西；不期望對方回禮
• 不論時程多趕，「Please」與「Thank you」永遠不省略——影印也是
• 非極正式的辦公室裡，雙方多半直呼其名；助理若稱你「Mr. Saunders」，可邀請：「Harriett, I hope you’ll go ahead and call me Bill」；若對方執意以姓稱呼，尊重他的選擇
• 絕不要求同事或下屬煮咖啡——自己學會操作咖啡機

出差的禮節#

• 與同事一起出差時，準時出現
• 被問是否要與同事共享飯店房間，誠實表達自己的偏好；若公司政策要求共享，對室友禮貌體貼
• 不浮報報銷，仔細留存收據
• 不混淆公私——除非同事都這樣做，否則不帶配偶或伴侶

招待客戶與飯局#

• 自己宴請客戶時，買單是主人的責任
• 若預期客戶會搶買單，事前先打點服務生，由他把帳單交給自己，不要問「Now which of you gets the bill?」

email、簡訊的工作禮儀#

• 私人 email 或簡訊就像私人電話——上班時間不要插入個人事務，除非緊急
• 工作 email 寫得特別斟酌，覺得可能起爭議或複雜，直接當面談

應對白目的同事#

在辦公室禮貌之外，紳士也學會「直接溝通」——不是粗魯，而是清楚守住自己的空間。

• 同事愛闖進來打斷時，直接說：「Nigel, I’m on the phone right now」或「Norvell, I’m on deadline for the PlastiCorp account. Now is not a good time for me to talk」
• 真的不想被打斷就關門；沒有門就貼牌子「No Interruptions, Please」或「On Deadline」
• 對更不知分寸的人，更直接：「Frannie, when my office door is closed, it means I’m working and don’t wish to be interrupted. I hope you will understand that. If there’s some business we urgently need to conduct, just send me an e-mail, and I’ll get back to you as soon as possible」
• 萬一講不通，最後手段才是請主管出面

同事衛生問題怎麼提#

辦公室裡可能會遇到口臭、體味或香水過重的同事——其中部分是健康問題，有些則只是疏忽。

• 與對方熟到能坦誠交談時，趁兩人獨處：
  • 口臭：「Ogden, you might want to think about keeping a toothbrush in your desk. It might come in handy after lunch」
  • 體味：「Rick, it might be a good idea for you to make sure you have time for a shower after your workout」
  • 香水太濃：「Marian, I think it’s only right I tell you that sometimes your perfume is pretty heavy」
• 不用誇張的話傷人：「My god, Marcel, did you take a bath in that cologne?」
• 不熟到無法直接開口，就轉告對方主管，由主管處理

求職與離職#

• 履歷不撒謊
• 面試穿得像平常上班那樣，並事先做功課了解 dress code
• 面試後寄手寫感謝卡——email 看起來像是後想起來的補救
• 辭職時不燒橋

名片、通訊錄、人脈#

• 名片放在辦公桌與公事包裡，永遠備齊
• 收到新名片小心收進口袋或皮夾，不亂留、不拿來剔指甲
• 通訊錄保持更新（電腦或紙本都行）
• 經常往來的辦公室，記住接待員、行政助理、秘書的名字，並儘量道謝
• 變換辦公地址、email、電話，儘快通知業務往來
• 自己的私人電話、私人 email 只給真正需要的人；絕不任意透露他人的私人聯絡方式

茶水間、用餐區（break room）#

• 私人廚房可以怎樣是個人的事；辦公室共用區標準要更高
• 不留髒杯子、餐具在水槽；剩飯不在冰箱裡放太久
• 不擅自取用他人留在冰箱的食物
• 製冰盒（ice tray）用完裝水放回去
• 看到同事在 break room 用餐，先問能不能加入——他們可能正在談公事

「Casual Fridays」的穿著#

不少公司有週五輕鬆裝的傳統，但別貿然推斷新公司也是。

• 沒被告知前，週五一樣照平日穿著
• 即使公司確有 Casual Fridays，仍要整潔、專業：卡其褲、polo 衫，或有領的襯衫加西外、加便鞋
• 除非看到同事都穿牛仔褲，自己不要先穿

會議、洗手間與其他細節#

• 大型會議想上洗手間就安靜離席，不必聲張；小型會議離席時補一句「I’ll be back in a few minutes」
• 維持男廁的清潔，是每位紳士的小份貢獻
• 不在洗手間裡傳辦公室八卦——不知道誰下一秒會走進來，或從廁間裡出來