作者：Amy Jen Su

不期待主管會幫你排優先順序#

設定優先順序很令人挫折——尤其當你的主管放任、或公司沒有給清楚的目標時。事實上多數人每天都活在這種狀態。

Robert Kaplan 與 David Norton 經常被引用的研究指出：超過 90% 的員工並不完整理解公司策略，也不知道自己被期待做什麼以幫助公司達成目標。Strategy& 的研究也顯示，全球高管表示「彼此衝突的優先順序太多」。

在這個目標衝突且模糊的世界裡，你要怎麼自主排優先順序、又能享受工作完成的滿足？

1. 拿回主動權（Take Ownership）#

先檢查心態：

• 不要假設排優先順序是別人的工作
• 不要把自己只當作「執行者」或「工蜂」
• 當你壓力大、工作量爆量時，把責任全推給主管與組織很容易，但是行不通

「有意識地設定自己的優先順序」是個人成功的關鍵支柱之一。

2. 用兩個準則篩選優先順序#

選 2 到 3 個你要設定優先順序的領域——大腦在「選項過載」時會被癱瘓，或做出與自己最佳利益相反的決定。

作者建議用兩個準則來篩選：

Contribution（貢獻）#

我的最高貢獻是什麼？

• 同時考慮「組織的需求」與「我獨特能帶來的優勢、經驗與能力」
• 「貢獻」這個字捕捉了使命感、公民感與服務感

Passion（熱情）#

我對什麼充滿熱情？

• 動機與能量驅動行動
• 設定優先順序時，要釐清「目前哪些工作給你靈感」

3. 用 2×2 矩陣決定下一步#

把 contribution 與 passion 組成矩陣，分四個象限。

Quadrant I：Prioritize（優先做）#

兩件事的甜蜜點——你能帶來最高價值，且做起來令你興奮。

• 哪些專案、倡議、活動同時出現在貢獻清單與熱情清單上？
• 把它們列為最優先

Quadrant II：Tolerate（容忍）#

重要、但做起來消耗你的能量的部分。可能的處理方式：

• 接受不會喜歡每一部分：例如你期待更大的職責與團隊，但對隨之而來的管理流程與行政較沒興趣
• 接受自己正在學習曲線上：可能需要在不熟的事上突破（例如全員大會發表、對外曝光）。保持成長心態，逼自己跨出舒適圈
• 留意翻轉點（tipping point）：策略職位的最高貢獻，可能永遠無法給你像「教練人」那樣的熱情。象限 II 也可能在告訴你：是時候轉換跑道了

Quadrant III：Elevate（提升）#

帶給你大量能量、但其他人不認為這是你最佳時間用法的工作。可能的提升方式：

• 提升價值的可見度：你看到的新領域，他人還看不見其影響——把你看到的地平線講清楚，並說明對你與公司的好處
• 提升自己：留意你還喜歡的事——可能是過去職位、或公司還小時的工作。例如你喜歡解問題、行動偏好強，導致你介入了應該由團隊處理的事——進去之前先「按一下暫停鍵」
• 當你的動機與組織重視的事裂縫越來越大時，可能是該離開的訊號

Quadrant IV：Delegate（授權）#

每天的低價值、低能量瑣事、Email 與會議：

• 沒人能授權，就提案招募
• 也可能直接拒絕、或徹底刪除這些任務
• 諷刺的是：隨職涯前進，曾屬象限 I 的事會逐漸落入象限 IV

別人若還來找你做這類事，優雅地把人引導開：「很高興看到你。我知道這件事很重要——我已經請我團隊的 Kate 接手了，她能更直接、更快給你答覆。」

4. 把優先順序放進行事曆#

作者用四個顏色在行事曆中標記四個象限，能在一秒內看出自己的時間配置：

• QI：黃
• QII：紫
• QIII：藍
• QIV：不上色

每週開始時，先標出所有 QI 優先事項，並多給自己一點準備時間。

結論#

「如果你不為自己的時間設定優先順序，別人會替你設定。」——Greg McKeown，《Essentialism》作者

而且別人替你設定時，未必是依你的最佳利益或更大利益。拿回主動權、奪回對「時間與精力該花在哪」的決策權——這會讓你產出更有意義的成果、體驗更高的工作滿足感、並擁有更多能量。