把會議開好，能為專案注入能量、動能與方向。本章列出簡單可循的指南。

會前：為會議鋪好路#

第一條規則：先確認真的需要開會。如果用 e-mail 等方式就能達成目標，就別召集大家——別吃掉所有人的時間。

如果真的要開：

• 釐清會議目的：若目的是做決策，先告知參與者，並提供準備所需的時間與材料
• 事前打招呼（sound out）：先和關鍵與會者就重要議程交換意見，可能會發現需要調整議程
• 只邀真正能貢獻或能從中學習的人
• 預先發出議程，讓議程清楚對應目的
• 要求大家有備而來：先了解議題、帶上相關資料、準備好參與討論

會中：把會開好#

• 重述會議目的：能讓眾人焦點更銳利
• 讓每個人都有發言：若有一兩位主導，或某些與會者較內向，主動點名：「謝謝你的點子，Phil。Charlotte，你對這個問題怎麼看？」
• 緊扣關鍵議題
• 以確認與行動計畫收尾：行動需含明確時程

範例收尾：

「OK，我們決定請 DataWhack 安裝新伺服器。如同共識，我今天會發採購單；Bill 本週稍晚會打電話給業務，敲定時程；Janet 開始尋找接收舊設備的對象。下週同一時間我們再聚一次，看進度。」

會後：跟進到底#

• 發出會議摘要：證據是「團隊離目標又近一步」，能激勵成員
• 提醒個人的任務與死線
• 主動關切那些可能被其他工作壓得喘不過氣、或卡關的人

即使知道自己需要協助，人們仍常不願主動求救。專案經理要主動伸手。

改寫自：Harvard Business Essentials: Managing Projects Large and Small（product #6198BC），Harvard Business Review Press, 2004，以及 Harvard Business Publishing 的線上產品 Harvard ManageMentor。