完成工作分解結構（Work Breakdown Structure, WBS）並估算每項任務工時後，下一步是把任務排序。整個排程工作可分為三個步驟：

• 檢視任務之間的關係
• 建立草版時程
• 最佳化時程

1. 檢視任務之間的關係#

任務之間的相依關係決定活動順序。

範例：ABC 汽車公司#

ABC 汽車公司打算推出一款新乘用車，請團隊負責設計與測試。團隊必須先把外部與內部組件做好並各自測試完，才能測試整車。因此活動順序為：

1. 設計車輛
2. 建造並測試外部與內部組件
3. 用所建組件測試整車

外部組件與內部組件的「建造-測試」活動，因為都依賴「車輛設計」，但彼此不互依，所以可以**並行（parallel）**進行。辨識出可並行的活動，可大幅縮短整體專案時間。

確立任務關係後，與團隊腦力激盪出符合相依性的粗略順序。

2. 建立草版時程#

此時可以著手建草版時程，內容包括：

• 為每個任務指派一項可交付物（deliverable），例如「製作市場測試用的原型」
• 設定務實的截止日
• 找出瓶頸並消除、繞過或預留時間
• 建立更新或修正時程的協議
• 標示所有活動的起訖日期、體現任務關係

草版只是「第一次嘗試」，團隊複審後還會調整。

三種常用排程工具#

關鍵路徑法（Critical Path Method, CPM）#

如其名所示，CPM 幫你識別哪些任務是關鍵的——必須準時完成，整個專案才能達標——以便有效配置資源。

範例：六個任務的相依與工時。

依此計算可知最早 11 天完工。A 與 E 是關鍵路徑上的活動，因此可考慮把更多資源投入這兩項。

關鍵路徑是網路圖中最長的那條路徑，它決定整個專案的最短工期。非關鍵路徑上的活動即使早做完，整體時程也不會縮短；同樣地，那些活動的小幅延誤不會拖到整體時程，但關鍵路徑上的延誤就一定會。

回到 ABC 汽車的例子，關鍵路徑為：(1) 車輛設計 → (2) 建造外部組件 → (3) 外部測試 → (4) 整車測試。內部組件那條路徑比這條短兩天。

甘特圖（Gantt chart）#

如果只需要清楚顯示「活動何時開始、何時結束」，甘特圖最直覺、容易做（試算表或專案管理軟體都可以）。

缺點：不像 CPM 顯示任務間的相依關係，可在每個時間區塊內加註相依資訊作為補強。

PERT 圖（Program Evaluation and Review Technique）#

PERT 圖本質是一張網路圖，能同時顯示關鍵路徑與里程碑（milestones），是向團隊溝通整體圖像的好工具。

複雜專案的 PERT 圖可能含許多並行/互聯的任務網路，必須定期 review。執行中若相依任務的時間超過原估、且位於關鍵路徑，就要在其他地方補回時間，否則整體死線會跑掉。

工具選擇原則#

哪一種工具最好？答案是：最符合你工作習慣、能讓所有成員保持資訊同步、提醒大家是更大努力一部分的那種。

3. 最佳化時程#

完成草版後，與團隊一起檢視，找出以下五類問題：

• 錯誤（Errors）：時間估計是否現實？特別注意關鍵路徑上的任務。是否如實反映任務間相依？
• 遺漏（Oversights）：有沒有漏掉的任務？訓練的時間有預留嗎？
• 過度承諾（Overcommitments）：是否有人要連續好幾個月每天工作 10–12 小時？是否有設備被排到超出產能？若是，重新分配負荷
• 瓶頸（Bottlenecks）：找出讓上游工作堆積的任務（例如裝配線因座椅安裝跟不上而頻繁停線）。處理方式：加快該流程或加投資源（人或更好的機具）
• 負荷不均（Imbalances in the workload）：有人做太多、有人做太少？重新平衡可能能縮短整體時程
• 可填補的閒置時間（Slack time）：把資源從非關鍵任務移到關鍵任務上，可能縮短整體時程

即使你用專案規劃軟體追蹤任務與時間，也務必和團隊一起做這種徹底的 reality check。

採購軟體時應檢視：

• 容易建立與修改圖表
• 可計算關鍵路徑
• 可產生時程與預算
• 可考量週末與假日
• 可建立不同情境以做應變規劃
• 可檢查個人或群體的過度排程

改寫自：Harvard Business Essentials: Managing Projects Large and Small（product #6242BC），Harvard Business Review Press, 2004，以及 Pocket Mentor: Managing Projects（product #1878），Harvard Business Review Press, 2006