作者：Melissa Raffoni

編按：要讓專案準時，需要專注且高效的成員。本章介紹如何掌控他們和你自己的行事曆。

每個人都覺得時間不夠，但誰都只有 24 小時，唯一能做的就是更有效地使用這些時間。Time-boxing 是被驗證有效的技巧，只要三步驟。

三個步驟#

1. 列出要完成的事#

列出你與成員想在某個週、月、季完成的所有事項，包括專案目標與達成它們所需的任務。

把活動依職能類別分組（如策略、業務開發、日常營運、人才管理），讓你能一眼看出團隊的時間是不是花在對的地方。

2. 估算每件事所需時間#

仔細想清楚每項任務的執行步驟，估出時間。

Beran Peter（麻州教育顧問公司 Instruction Set 執行長）的話：

「這部分讓我誠實。如果我發現我達不到自己的估算，我就能評估為什麼，並評估如何修正才能拉回正軌。」

3. 為每件事預先框出時間#

把每件事塞進行事曆的具體時段裡。

例：你估算寫商業計畫書要 32 小時 → 把未來四週的每個週二與週四各保留 4 小時。

真正的挑戰在於取捨與安排合理的時段。並請預留一些彈性——變化在所難免，途中可能會冒出新任務。

Time-Boxing 的好處#

• 逼你想清楚目標：認真思考真正需要多少時間才能達成
• 建立期望與邊界：成員行事曆滿了，就會學會對額外請求說「不」——或者你必須一起重新評估優先順序
• 改善估算能力：估時間的準度會逐漸提升
• 能評估並停掉吃時間的低效專案

結果：團隊會對自己做的事感覺更好，每個人更專注、共同產出更多——而且——不容小看的：因為承擔合理工作量，避免過勞（burnout）。

改寫自：Harvard Management Update（product #U99120），December 1999