簡報軟體被很多人嫌棄。媒體稱 PowerPoint 為「邪惡」，企業更呼籲「禁用」。
軟體不是元兇——它是空殼，是想法的容器。
不是壞的溝通工具，除非它在壞溝通者手上。
不濫用的關鍵#
- 清楚知道你要達成什麼
- 依靠軟體達成目的，僅此而已
簡報軟體的三種用途——務必分開#
關鍵：只給觀眾看他們需要看的，且只在他們需要看的時候。
1. 製作文件（Documents）#
- 簡報軟體適合排版密集型材料成易讀文件——這個功能其實是預設模板（不是投影片模板）
- 撰寫、調整段落、移動章節都很順
- 不要把整份文件投影出來——那是「讀稿大會」，無聊、低效，觀眾自己讀更快
Garr Reynolds（《Presentation Zen》作者）稱這類滿是文字的投影片為「slideuments」（slide + document）。
如果發現自己做的是 slideument，調整成更像文件的樣子再發出：
- 切分成清楚章節
- 加上目錄連結
- 加頁碼
- 把斷句寫成完整句子
- 以 PDF 而非簡報檔分發
全球公關公司 Edelman 的簡報總監 Nolan Haims，會將 slideument 設成直式版面（不是橫式）——讓員工一眼看出這是「文件草稿」而不是要投影的視覺輔助。
2. 寫提詞稿（Teleprompter Notes）#
- 一個月要做好幾場、每場為不同觀眾客製化的講者，不可能也不必要硬背
- 偉大演說家數十年來都依賴卡片、紙條甚至完整講稿
- 條列式投影片可作為提詞稿——但仍然不要投影出來
Facebook COO 雪柔．桑德伯格（Sheryl Sandberg）在 TEDWomen「Why We Have Too Few Women Leaders」演講中，沒有放任何投影片。
但鏡頭轉到她視角時，能看到她的條列式提詞投影片——只有她自己看得到。
設定方式：
- 用 PowerPoint「Notes」檢視寫提詞稿
- 進「Set Up Show」
- 接好投影機後選「Presenter View」——筆電顯示提詞稿，後方螢幕只投影投影片
- 帶紙本提詞稿備援
3. 視覺化想法（Visualize Ideas）#
只有以下三種東西該被「投影」：
- 圖片（Images）
- 圖形（Graphics）
- 推進想法的短語（Phrases）
把所有「為了提醒講者該說什麼」的東西從投影片上拿掉——
只留下能幫助觀眾「理解並記住」你說的話的元素。
打造能加上情感、強調或細微差別的視覺絕非易事，但做得好，你的想法會在觀眾心中產生共鳴。